10 Tipps für erfolgreiche Meetings

Meetings sind für die Suche nach Lösungen, den Austausch von Erfahrungen und der Entscheidungsfindung einfach unentbehrlich. Auch die Mitarbeiter schätzen Meetings, wenn diese effizient gestaltet sind. Sie können Kontakte knüpfen und auffrischen und ihre Beziehung zu den Entscheidungsträgern pflegen.

Für Führungskräfte kann ein gutes Meeting als Stimmungsbarometer dienen und sie können die Gelegenheit zum informellen Austausch nutzen. Größere Unternehmen wissen zudem um den besonderen Spirit, den außergewöhnliche Räumlichkeiten bieten und veranstalten deshalb erfolgreiche Meetings nicht in den hauseigenen Räumen. Stattdessen finden die Meetings oftmals in einer besonders ansprechenden und inspirierenden Umgebung statt, wie sie beispielsweise in den Besprechungsräumen der COLLECTION Business Center zu finden ist.

1. Inspirierende Räume mit intelligenter Idee nutzen

Werden nicht die hauseigenen Räume, sondern eine inspirierende Umgebung genutzt, ist das Publikum des Meetings positiv gestimmt. Dieser Impuls ist für die Agenda jeder Veranstaltung ein echter Gewinn und bietet eine große Erfolgsgarantie. Da sämtliche Besprechungsräume der COLLECTION Business Center über eine hochwertige IT-Ausstattung verfügen, bieten sie eine professionelle Umgebung für erfolgreiche Meetings.

2. Keine wertvolle Zeit verschwenden

Steht nur eine begrenzte Zeit zur Verfügung, ist es sinnvoll, sich auf die wesentlichen Punkte zu beschränken. Bei der Ausarbeitung der Agenda sollte man sämtliche Punkte dahingehend überprüfen, ob sie das Meeting seinem Ziel näher bringen – oder aber nicht. Das ist eine grundlegende Voraussetzung dafür, dass nur tatsächlich Relevantes zur Sprache kommt.

3. Das Meeting abwechslungsreich gestalten

Zieht sich ein Meeting über Stunden und eine Präsentation folgt der nächsten, macht sich schnell Ermüdung breit. Beginnt das Treffen dagegen mit einer Anekdote, beeinflusst das die Stimmung der Anwesenden positiv und sie sind wesentlich aufmerksamer.

Sinnvoll ist es, einen Teilnehmer als Moderator zu ernennen: Dieser behält nicht nur die Zeit im Auge, sondern sollte ruhig eingreifen, wenn sich Diskussionen auf Nebenwegen verirren. Werden sämtliche Themen und Punkte der Tagesordnung zügig abgearbeitet, kommt deutlich weniger Langeweile auf. Erfolgreiche Meetings leben vom Austausch der Beteiligten und vom Brainstorming. Werden notwendige Informationen vorab virtuell verteilt, ist jeder im Bilde und kann sich an der Diskussion besser beteiligen.

4. Die Regeln des Meetings bestimmen den Ton

Sollen Meetings tatsächlich erfolgreich sein, können Meeting-Regeln dabei helfen, die Zusammenkünfte produktiv zu gestalten. Dann kehrt jeder Teilnehmer mit dem Gefühl an seine Arbeit zurück, dass er im Meeting etwas Sinnvolles erlebt und getan hat. Selbstverständlich reicht es aus, die Regeln mündlich zu vereinbaren, trotzdem ist es für die Anwesenden oft hilfreich, sie auf einem Flipchart schriftlich lesen zu können. Tipp: Werden Regeln aufgestellt, muss sich jeder daran halten. Das gilt für neue Kollegen ebenso wie für die langjährigen und verdienten Führungskräfte.

Mögliche Regeln für erfolgreiche Meetings:

• Jedes Meeting beginnt und endet pünktlich.
• Jeder Teilnehmer bereitet sich auf das Meeting vor.
• Während des Meetings sind die Smartphones ausgeschaltet und bleiben in der Tasche.
• Jeder darf ausreden, fasst sich dabei jedoch so kurz wie möglich.
• Diskussionen gehören zum Austausch dazu, Streit und Diffamierungen jedoch nicht.

5. Kreative Pausen ermöglichen klärendes Denken

Ist das Meeting kurz, braucht es sicherlich keine Pause. Dauert es jedoch geplant über mehrere Stunden hinweg, sollten regelmäßige Pausen für kurze Erholung sorgen. Die Teilnehmer des Meetings können sich dann auf die anstehenden Punkte wieder neu konzentrieren. Stellt sich im Lauf einer Diskussion heraus, dass die Probleme zunächst unlösbar scheinen oder hitzt sich die Debatte zu sehr auf, kann eine kreative Pause helfen. Die Teilnehmer finden so die Gelegenheit, die eigenen Positionen zu überdenken und wieder zur Ruhe zu kommen.

6. Nicht alles alleine gestalten

Wer erfolgreiche Meetings gestalten möchte, bindet die Teilnehmer ein: Bekommen diese Verantwortung für einzelne Aufgaben zugewiesen, kann sich der Leiter des Meetings auf seine wesentlichen Punkte konzentrieren. Werden in einem Meeting Maßnahmen gemeinsam beschlossen, sollte man diese ebenfalls einzelnen Mitgliedern verantwortlich übertragen. Bevor das Meeting endet, ergibt es Sinn, sämtliche verteilten Aufgaben noch einmal kurz zu überprüfen und deren Verteilung ins Protokoll zu übertragen.

Sämtliche unangenehmen Aufgaben sollten nicht immer bei den Kollegen landen, die sich am schlechtesten davor drücken können: Andernfalls kommt es früher oder später zu Unmut und Konflikten. Damit nicht nur das Meeting erfolgreich, sondern auch die Arbeit im Team effektiv ist, sollte man die Aufgaben relativ gleichmäßig verteilen. Entsteht der Eindruck, dass ein Kollege mehr erledigen muss als alle anderen, kann Unmut aufkommen, der sich langfristig negativ auf die Arbeitsatmosphäre auswirkt.

7. Alle an der Diskussion beteiligen lassen

Redet nur einer im Meeting und die anderen Mitarbeiter kommen nicht zu Wort, ist das hinterher selten produktiv. Bleibt genügend Raum für unterschiedliche Meinungen und Argumentationen, lassen sich die vorgetragenen Sachverhalte aus unterschiedlichen Blickwinkeln wahrnehmen. So fallen Entscheidungen wesentlich leichter und sämtliche Beteiligte tragen diese leichter mit. Findet eine sachliche Auseinandersetzung statt, in der jeder seine Meinung äußern darf, fällt es auch den ruhigeren Teilnehmern des Meetings leichter, sich an der Diskussion zu beteiligen.

8. Für eine positive Atmosphäre sorgen

So schön professionelle Räume wie die Besprechungsräume der COLLECTION Business Center sind, braucht es eine positive Gesprächsatmosphäre, damit man erfolgreiche Meetings durchführen kann. Mitarbeiter äußern sich nur dann offen im Meeting, wenn sie keine Angst davor haben müssen, dass sie etwas Falsches sagen. Sollen neue Ideen die Chance zum Wachsen bekommen, muss das zwischenmenschliche Klima förderlich und ermutigend sein. Damit die Teilnehmer alle Beiträge konstruktiv wahrnehmen können, sollten sie nicht durcheinander reden: Hier ist Steuerung durch den Leiter des Meetings gefragt. Während der Meetingleiter Vielredner ausbremsen muss, sollte er die stillen Teilnehmer freundlich einladen, sich zu äußern.

9. Feedback erfragen

Selbstverständlich können auch in erfolgreichen Meetings Fehler auftreten. Dann ist es sinnvoll, mit Feedbacks eine Rückmeldung einzuholen, damit es in Zukunft noch besser laufen kann. Haben die Teilnehmer Gelegenheit für ein Feedback, können sie dabei nicht nur rückmelden, was ihnen gut gefallen hat, sondern auch, was sie sich für das nächste Meeting wünschen würden. Im Laufe der Zeit wird jedes Meeting immer besser als das vorherige.

Wichtige Punkte für ein Feedback könnten sein:

• Womit waren die Teilnehmer zufrieden? Was hat ihnen besonders gut gefallen?
• Was lässt sich beim nächsten Meeting noch besser machen?
• Gibt es etwas, das beim Meeting gestört hat?

10. Das Protokoll für sämtliche Teilnehmer

Bereits im Verlauf des Meetings sollte man in einem einfachen Protokoll festhalten, wer welche Aufgaben übernimmt und wie die jeweiligen Fristen sind. Steht hinter jedem Punkt der Tagesordnung, welcher Beschluss dazu gefasst wurde, ist das anschließende Protokoll nur noch eine Formsache. Außerdem sieht jeder Teilnehmer, was man auf dem Meeting erreicht hat. Ist das Meeting vorbei, sollte jeder Teilnehmer spätestens nach drei Tagen das Protokoll erhalten. Sind beschlossene Aufgaben erledigt, gibt der jeweilige Verantwortliche eine kurze Rückmeldung dazu. Steht der Erledigung dagegen etwas im Wege, sollte das ebenfalls kommuniziert werden. Nur so kann kurzfristig eine mögliche Lösung gefunden werden.

Ein erfolgreiches Meeting ist keine Hexerei: Ansprechende Räumlichkeiten bieten einen hervorragenden Rahmen, für das menschliche Miteinander müssen jedoch die Beteiligten selbst sorgen. Mit den hier genannten zehn Punkten gelingen erfolgreiche Meetings.

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