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Büromanagement – Ein Beruf, der mehr Anerkennung verdient hat

Beim Formulieren eines Geschäftsbriefs für den Vorgesetzten klingelt das Telefon. Ein wichtiger Kunde möchte sich über die Rahmendetails des Vertrages erkundigen und weitere Informationen per E-Mail zugeschickt bekommen. Für heute Nachmittag muss außerdem noch der Konferenzraum für ein Agenturmeeting samt Catering vorbereitet werden. Zwischenzeitlich erinnert der Chef daran, dass noch Rechnungen verschickt werden müssen.

So sieht nur ein kleiner Ausschnitt im Berufsalltag eines Büromanagers aus: viele parallel laufende Aufgaben und knappe Zeitfenster. Zum Glück haben wir unsere geschulten Mitarbeiter im Büromanagement, die diese Situationen mit Bravour meistern und absolute Koordinationstalente sind. Wir haben einen langjährigen Profi einen Tag lang begleitet und ihm beim Büroservice über die Schulter geschaut.

In der Theorie

Die Aufgabenbereiche sind vielfältig. Eine Kauffrau oder ein Kaufmann für Büromanagement ist dafür zuständig, dass der gesamte Büroalltag verwaltet wird und reibungslos abläuft. Das sind die Allrounder des Unternehmens und müssen alle wichtigen Bereiche flächendeckend beherrschen können. Laut dem Portal „Ausbildung.de“ muss man für die Ausbildung ein Organisationstalent, Menschenfreund und Perfektionist sein. Neben bürowirtschaftlichen Funktionen erledigen sie auch zahlreiche kaufmännische Tätigkeiten. Auftragsabwicklung, Rechnungswesen oder Schreibarbeit: Eine Kauffrau oder ein Kaufmann muss für diese Berufe ein absoluter Profi auf ihrem Gebiet sein. Dies wird bereits sehr früh in der Ausbildung vorausgesetzt.

Im Büromanagement spielt sich der Tag aber nicht nur am Schreibtisch ab. Sie gehen auch repräsentativen Verpflichtungen nach und empfangen zum Beispiel wichtige Gäste oder planen das bevorstehende Catering. Ein Kaufmann oder eine Kauffrau für Büromanagement fungiert als erste Schnittstelle zwischen Unternehmen und Kunden. Umso wichtiger, dass sie die richtigen Umgangsformen beherrschen und umfangreiche Menschenkenntnisse aufweisen. Kaufleute für Büromanagement wird in nahezu allen Wirtschaftsbereichen gebraucht. Die Palette umfasst vom Atelier bis zum Zimmermann alle Industrien. Fast jeder Betrieb bietet die Ausbildung zur Kauffrau oder zum Kaufmann an, doch weisen diese oft erhebliche Unterschiede auf. Es ist die große Vielfalt, die die Berufe im Büromanagement so attraktiv – allerdings auch so anspruchsvoll – macht.

Kundenempfang: Teil des Büromanagements
Höflicher Empfang von Kunden (sirtravelalot/shutterstock.com)

Büromanagement in der Praxis

Unser Herr Lopez zum Beispiel regelt für unser Unternehmen das Büromanagement an mehreren Standorten. In diesem Bereich hat er bereits seine Ausbildung gemacht und arbeitet seit über 20 Jahren in diesem Beruf. Er ist ein absoluter Profi auf seinem Gebiet – unser Mann für alle Fälle sozusagen. Wir haben ihn durch einen gesamten Arbeitstag begleitet, um hinter die Kulissen dieser Tätigkeit zu schauen und zu erfahren, wie nah die Wirklichkeit an der Theorie liegt. Dabei sind uns erstaunliche Facetten im Beruf des Büromanagements aufgefallen, sodass wir unsere Business Center von einer ganz neuen Seite entdecken konnten.

Ein Tag als Kaufmann für Büromanagement

Der Tag von Herrn Lopez beginnt um 8:00 Uhr und startet mit der Überprüfung des Tagesablaufes. Finden heute besondere Meetings statt? Wird ein neuer Kunde erwartet? Via E-Mail-Postfach holt er die neusten Informationen ein und beantworten offenstehende Fragen. Bereits jetzt müssen Konferenzen vorbereitet werden und alles muss verfügbar sein. Sobald die ersten Mieter die Räumlichkeiten betreten, beginnt der stressige Part seines Berufs. Er muss nun rund um die Uhr für die Interessenten erreichbar sein, nebenbei neue Anfragen verwalten, Telefonate führen und den Postservice für die Kunden koordinieren.

In seinem Beruf lernt man, die kleinen Aufmerksamkeiten zu schätzen. Denn ein Lächeln zu sehen oder ein Dankeschön zu hören, betrachtet er schon lange nicht mehr als selbstverständlich. Deshalb freut er sich umso mehr, wenn eine kleine Wertschätzung kommt. „Man merkt einer Person direkt an, wenn sie einen schlechten Tag hat. Dennoch ist es wichtig, einen klaren und kühlen Kopf zu bewahren und professionell zu bleiben. Das ist eine menschliche Anforderung in diesem Beruf, die nicht jedem während der Ausbildung beigebracht wird“, teilt Herr Lopez uns mit.

Damit er keine Aufgabe aus den Augen verliert, ist die richtige Koordination unabdinglich. An dieser Schnittstelle, an der die verschiedenen Berufe zusammenlaufen, kann einem der Stress schon mal über den Kopf wachsen. Da er als direkter Ansprechpartner fungiert, wird er oft aus seiner Tätigkeit gerissen, um sich dem Anliegen des Kunden zu widmen. Während unserer Beobachtung ist uns aufgefallen, dass er aus diesem Grund penibel eine Aufgabenliste führt, in der er alle Aufgaben exakt mit passenden Zeitangaben aufführt und abhakt. Dies sei eine alte Angewohnheit aus der Ausbildung, verrät er uns. Die List auf Papier wird außerdem durch digitale Applikationen auf dem PC und Smartphone ergänzt.

Sind alle To-dos für den Tag erledigt und die letzten Mieter aus der Tür, kontrolliert er alle Räumlichkeiten und verlässt das Büro zuletzt. Auf die Frage, ob er denn schon einmal etwas vergessen hätte, antwortet er lächelnd: „In beruflicher Hinsicht habe ich den vollen Überblick… Aber es kann schon passieren, dass ich meinen eigenen Einkaufszettel im Büro liegen lasse“.

Büromanagement im Alltag
Telefonate und andere Aufgaben im Alltag (stockfour/shutterstock.com)

Eine Ausbildung & viele Berufe

Zusätzlich zu den Standardtätigkeiten zeichnet unseren Fachmann noch eine Besonderheit aus: Er durfte eine spezielle Ausbildung für die Kundenbetreuung genießen und fungiert nun als persönlicher Ansprechpartner am Empfang, von wo aus er auch den Telefonservice koordiniert. Während im Büromanagement überwiegend administrative Tätigkeiten ausgeführt werden, kümmert sich unser Spezialist noch zusätzlich um das Wohlergehen der Kunden. Dies gilt für alle Front-Office-Mitarbeiter. Hier werden die Berufe Büromanagement und Rezeption zusammengeführt, da sich die Klienten so gut aufgehoben fühlen sollen, wie in einem Hotel. Alle Empfangsmitarbeiter müssen eine anerkannte Ausbildung vorweisen. “Die Herausforderung liegt darin, sich jeden Tag aufs Neue auf die Mieter und deren Geschäftsfelder einzustellen. Ich versuche, spontane Wünsche vorauszusehen. Außerdem ist jeder Kunde anders und man muss sich dem jeweiligen Takt anpassen. Die meisten Unternehmen setzen für diesen Bereich ausschließlich Aushilfen oder Werkstudenten ein, um Kosten zu sparen. Somit können sie keine professionelle Betreuung mit fachlicher Ausbildung anbieten. Das ist bei uns zum Glück anders.”

Dank der weitläufigen Ausbildung und Berufserfahrung übernimmt Herr Lopez noch eine weitere Funktion: Er ist ein sogenannter Task Force Manager. Das bedeutet, dass neben den genannten Tätigkeiten im Büromanagement auch noch die Funktion eines „Springers“ hinzukommt. Wenn an einem Standort Not am Mann ist, springt der Profi ein. Somit hat er die einmalige Chance, in vielen Städten gleichzeitig zuhause zu sein und diese hautnah kennenzulernen. Uns hat natürlich interessiert, in welcher Stadt er sich am heimischsten fühlt und ohne zu zögern, stimmte er für Wien: “Der Standort mit seiner Lage am Goldenen Quartier ist einfach unschlagbar und eine ganz spezielle Adresse. Die Stadt selbst kann nur begeistern. Nicht ohne Grund taucht Wien permanent in den Rankings der besten Städte Europas auf. Die Menschen dort sind aufgeschlossen und machen das Bild perfekt.”

Tipps für den Alltag

Bei der Komplexität im Büromanagement ist – neben der richtigen Ausbildung – eine perfekte Organisation unabdinglich. Unser Profi hat uns drei Tipps verraten, wie er den Alltag im Unternehmen koordiniert und worauf genau er bei der Arbeit besonders achtet.

Ordnung ist im Büromanagement das A und O

Wenn der Chef einen mal wieder mit To-dos überhäuft, ist es wichtig, einen aufgeräumten Arbeitsplatz zu haben, auf dem man alles im Blick hat. Das hilft dabei, den Kopf freizubekommen und sich auf die wichtigen Tätigkeiten zu fokussieren. Alle Dinge, die nicht für die Tagesaufgaben benötigt werden, gehören außer Sichtweite oder in Akten verstaut. Ist das soweit erledigt, widmet man sich der richtigen Ausstattung am Arbeitsplatz. Eine gute Ausstattung ist natürlich wichtig und auch der ein oder andere motivierende Gegenstand gehört dazu. Doch man sollte aufpassen, dass der Arbeitsplatz nicht überladen wird. Vielleicht werden die zweite leere Dose des Energydrinks und der Ausstattungskatalog ja doch nicht benötigt. Man sollte sich von überflüssigen Dingen lösen und Raum zum Nachdenken schaffen. Etwas, was man sich selbst beibringen muss, denn in der Ausbildung sucht man diese simplen Weisheiten oftmals vergeblich.

Prioritäten richtig setzen

Über dem gesamten Schreibtisch sind Aufgaben verteilt, die auf Post-its notiert wurden. Im E-Mail-Postfach befinden sich auch noch 14 ungelesene Nachrichten. Einige dieser Dinge hätten am besten schon gestern erledigt werden sollen. Doch der Mensch ist Meister darin, Dinge, die erledigt werden müssen, vor sich her zu schieben. Und wo fängt man jetzt genau mit der Arbeit an? Hier müssen die Prioritäten richtig gesetzt werden: Jede neue Aufgabe, die ab jetzt zugeteilt wird, erhält eine bestimmte Kategorie. Ein hilfreiches Model ist hierbei das Eisenhower-Prinzip, während die ALPEN-Methode bei der Planung von ganzen Projekten sehr hilfreich ist und die Arbeit erleichtert.

Auf das richtige Zeitmanagement kommt es an

Auch wenn der Schreibtisch noch so aufgeräumt und klar strukturiert ist, kann der Büroalltag trotz allem ein Desaster werden, wenn man die Zeit falsch einplant. Studien haben ergeben, dass nur drei von acht Stunden am Tag effizient genutzt werden. Mit den richtigen Maßnahmen kann man dies effektiv für den eigenen Vorteil nutzen. Die besprochene Aufgabenliste ist eine Lösung. Weil die Aufgaben bereits nach Priorität geordnet sind, können sie nun leicht in die Liste eingetragen und die Arbeit strukturiert werden. Worauf es jetzt ankommt, ist die effiziente Nutzung der eigenen Leistungskurve: Wann sind meine Ups & Dows am Tag und wo ist meine Konzentrationsfähigkeit bei der Arbeit am höchsten? Um diese Zeiten herauszufinden, muss man über mehrere Tage das eigene Verhalten präzise analysieren. Dies ist leichter gesagt als getan. Achten Sie bitte darauf, dass Personen dazu neigen, sich selbst zu überschätzen. Wurde das erledigt, werden dementsprechend die besonders anspruchsvollen Tätigkeiten in die Up-Zeiten gelegt und die einfacheren Aufgaben in die Down-Zeiten.

Beim Büromanagement eine Aufgabenliste führen
Erstellung einer Aufgabenliste (Dragon Images/shutterstock.com)

Ist Büromanagement für jeden geeignet?

Wie bereits erwähnt, ist dies ein anspruchsvoller Berufszweig, der den Mitarbeitern viel abverlangt. Auch unser Profi meint: “Sie sollten begeisterungsfähig, motiviert, flexibel und serviceorientiert arbeiten.” Ob Sie mental für diesen Beruf als Kauffrau oder Kaufmann für Büromanagement vorbereitet sind, können Sie in unserem Quickcheck in Erfahrung bringen:

Stellen Sie sich jetzt die Frage, ob Sie richtig im Büromanagement sind! Wenn die folgenden Aussagen auf Sie zutreffen, dann sind Sie bei einer Ausbildung im Büromanagement goldrichtig:

  • Ich bevorzuge geregelte Arbeitszeiten und der Umgang am PC liegt mir.
  • Ich bin ein Organisationstalent und halte immer Ordnung am Arbeitsplatz.
  • Auf Menschen zuzugehen, fällt mir leicht und ich habe ein freundliches Auftreten.
  • Man bezeichnet mich als Perfektionisten, da ich penibel auf Kleinigkeiten achte.

Fazit

Eins steht fest: Um erfolgreich als eine Kauffrau oder ein Kaufmann für Büromanagement durchzustarten, muss man ein absolutes Organisationstalent sein. Bei den zahlreichen Tätigkeiten, die gleichzeitig auf einem lasten, ist es wichtig, immer einen kühlen Kopf zu bewahren. Die Berufe im Büromanagement erfordern eine umfangreiche Ausbildung und werden in den meisten Fällen unterschätzt, weil kaum bekannt ist, wie groß das Tätigkeitsfeld tatsächlich ist. Aufgrund der bereichsübergreifenden Funktionen geht es im Büromanagement überwiegend stressig zugange. Doch diesen Berufszweig auszuüben, ist alles andere als langweilig, denn hier fließen mehrere Berufe zusammen. Da für diesen Beruf ein enormes Fachwissen Voraussetzung ist, ist die Neuorientierung in einen anderen Bereich ohne Weiteres möglich, weil jedes Unternehmen, jede öffentliche Verwaltung und Organisation Kaufleute für Büromanagement brauchen. Und wenn Sie demnächst einen schlechten Tag haben: Denken Sie bitte daran, dass Sie nicht die einzige ausreichend geforderte Person im Büro sind und schenken Sie doch einfach mal ein Lächeln.


Titelbild: Andrey_Popov/shutterstock.com

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