Der Begriff ALPEN-Methode erinnert vielleicht an das europäische Gebirge oder an einen Insider Tipp von Bergsteigern. In diesem Falle hat das Wort eine ganz andere Bedeutung. ALPEN ist eine Abkürzung und eine hilfreiche Methodik im Zeitmanagement. Die Planungsmethode hilft, die Aufgaben im Tagesablauf besser zu strukturieren und effizienter zu erledigen. Der Erfinder der Arbeitsmethode ist der deutsche Autor und Wirtschaftswissenschaftler Lothar J. Seiwert, der auch viele Ratgeber veröffentlicht hat. Diese Planmethode ist mittlerweile sehr bekannt und nimmt maximal 15 Minuten Zeit in Anspruch. Die ALPEN-Methodik beinhaltet folgende fünf Elemente:
- Aufgaben, Termine und geplante Aktivitäten notieren
- Länge schätzen
- Pufferzeiten einplanen
- Entscheidungen treffen
- Nachkontrolle
Das A in ALPEN: Aufgaben
Aller Anfang ist bekanntlich schwer, aber mit der ALPEN-Methode geht vieles einfacher. Man nehme sich einen Zettel und notiere alles an Aufgaben und Aktivitäten, die für den nächsten Tag auf der Agenda stehen. Angefangen von E-Mails abrufen, Meetings besuchen, Präsentation vorbereiten, wird alles in einer einfachen To-do-Liste notiert. Unerledigte Aufgaben vom Vortag kommen ebenfalls auf die Liste. Eine Sortierung in einer bestimmten Reihenfolge ist dabei nicht zu beachten. Der beste Zeitpunkt eine Liste zu erstellen ist am Anfang oder am Ende eines Tages. Nach der Fertigstellung der Übersicht erfolgt der zweite Schritt der Planung.
Länge der Aufgaben schätzen
Ein Zitat von Ernst Ferstl passt sehr gut zur ALPEN-Methode: „Zeit, die wir uns nehmen, ist Zeit, die uns etwas gibt“. Für die Methode bedeutet dies, sich Zeit zum Planen nehmen, um bessere Arbeitsziele zu erreichen. Zunächst gilt es, für alle Aufgaben und Aktivitäten die Arbeitszeit einzuschätzen. Jede Aufgabe nimmt eine andere Arbeitszeit in Anspruch, diese gilt es richtig einzuschätzen und nicht knapp zu bemessen. Aufgeschrieben wird zum Beispiel: E-Mails checken 15 Minuten, Meeting 30 Minuten und Präsentation vorbereiten 2 Stunden. Die eingeschätzte Zeit sowie die investierte Zeit zu jeder geplanten Aufgabe wird dabei auf der To-do-Liste eingetragen. Dies ist sehr hilfreich, um einen Überblick über die berechnete Zeit zu verschaffen und entsprechend einzuhalten. Damit ist eine Überprüfung des geplanten Zeitfensters möglich und Überziehungen der Zeit halten sich im Rahmen.
Pufferzeiten einplanen
Bekanntlich kommt das Unverhoffte ungeplant und oft, so auch im Zeitmanagement. Daher erfolgt mit Schritt Nummer drei, die Berücksichtigung möglicher Störungen und außerplanmäßiger Zwischenfälle im Tagesablauf. Ein wichtiger Anruf, Schneechaos auf der Autobahn, ein wichtiger Auftrag, Gespräche mit Kollegen – all das kann den geplanten Ablauf ändern. Nach der ALPEN-Methode sind nur 60 Prozent der Zeit für die jeweiligen Aufgaben und Aktivitäten fest eingeplant. 40 Prozent sind als Pufferzeiten für ungeplante Ereignisse reserviert und aufgeteilt. Dadurch bringen Zeitverzögerungen den Arbeitsplan und den Tagesablauf nicht durcheinander.
Entscheidungen treffen
Nach der zeitlichen Rahmensetzung folgt mit dem E in ALPEN der wichtigste Schritt im Zeitmanagement: Die Aufgaben und Aktivitäten werden nach Priorität sortiert. Was ist wichtig und was kann auf später verschoben oder delegiert werden? Das Eisenhower-Prinzip kann dabei helfen, die Prioritäten zu ermitteln. Dabei teilt man die anstehenden Aufgaben in vier Kategorien ein; wichtig und unwichtig sowie dringend und nicht dringend. Die wichtigsten Aufgaben werden ermittelt und zuerst bearbeitet, Unwichtiges kann aussortiert werden. Nicht abgeschlossene Aufgaben können verschoben oder im übrig gebliebenen Zeitpuffer aufgearbeitet werden. Selten werden alle geplanten Aufgaben am selben Tag verarbeitet. Die ALPEN-Methode hilft Entscheidungen am Arbeitsplatz zu treffen und steuert eine Entlastung im Arbeitsalltag bei.
Nachkontrolle
Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser bei jeder Planung. Im letzten Schritt wird der Plan am Ende des Tages überprüft. Die unerledigten Aufgaben und Aktivitäten sind zu ermitteln und in den nächsten Tag zu übertragen. Die Nachkontrolle dient auch zur Überprüfung der eingeplanten Zeit für die jeweiligen Aufgaben und Aktivitäten. Es wird ermittelt, wie viel Zeit pro Aufgabe tatsächlich benötigt wurde. Das ist sehr aufschlussreich und verbessert zukünftige Einschätzungen und Vorgehensweisen. Eine Optimierung des Plans erfolgt meist nach einer zweiwöchigen Testphase.
Fazit zur ALPEN-Methode
Die ALPEN-Methode ist ein guter und nützlicher Ansatz den täglichen Arbeitsprozess zu strukturieren. Durch die Planung erfolgt eine Übersicht, was dabei hilft die Ziele besser zu erreichen. Das Besondere an der ALPEN-Methode ist die Einplanung von Zeitpuffern. So wie es manchmal im Leben ist, läuft nicht immer alles exakt nach Plan. Meist sind unvorhergesehene Ereignisse bei Vorhaben nicht mitbedacht, reservierte Zeitpuffer schaffen dabei Abhilfe. Bei Eventualitäten gibt es dann Zeit, die nach Bedarf flexibel eingesetzt werden kann. Sehr wichtig bei der Methode ist eine realistische Einschätzung und Zeiteinplanung.
Alternative Methoden
Die Arbeitszeit sinnvoll einzuplanen und effizient zu nutzen, steht im Selbstmanagement an oberster Stelle. Um die Büroarbeit im Zaum zu halten, stehen viele Hilfsmittel und Planungsmethoden zur Verfügung. Neben der ALPEN-Methode gibt es noch die SMART-Methode, das Pareto-Prinzip, ABC und einige andere Methoden.
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