Ja, Coworking-Kosten können in der Regel steuerlich abgesetzt werden – sofern sie betrieblich veranlasst sind. Für Selbstständige, Freiberufler und Unternehmen gelten sie meist als Betriebsausgaben. Entscheidend ist, dass eine klare berufliche Nutzung vorliegt und die Kosten ordnungsgemäß nachgewiesen werden können. Je nach Buchungsmodell (Flexdesk, Fixdesk, Teambüro) unterscheiden sich die steuerlichen Einordnungen jedoch im Detail.
Ja. Miete für Coworking-Arbeitsplätze, anteilige Nebenkosten, Meetingräume und zusätzliche Services sind grundsätzlich als Betriebsausgaben abziehbar, wenn sie beruflich genutzt werden. Voraussetzung ist eine ordnungsgemäße Rechnung und eine eindeutige betriebliche Veranlassung.
Im Steuerrecht gilt das Prinzip: Kosten sind dann abziehbar, wenn sie durch den Betrieb veranlasst sind. Coworking-Gebühren zählen bei beruflicher Nutzung zu den laufenden Betriebsausgaben.
Dazu gehören typischerweise:
Monatsgebühren für Flexdesk oder Fixdesk
Miete für Teambüros
Zusatzkosten für Meetingräume
anteilige Nebenkosten
Servicepauschalen
Diese Ausgaben mindern den steuerpflichtigen Gewinn.
Für Selbstständige und Freiberufler ist die Einordnung meist eindeutig: Wird der Coworking Space für die berufliche Tätigkeit genutzt, gelten die Kosten als Betriebsausgaben.
Angestellte können Coworking-Kosten hingegen nur eingeschränkt geltend machen – etwa als Werbungskosten, wenn der Arbeitgeber die Nutzung nicht zur Verfügung stellt und sie beruflich zwingend erforderlich ist. Hier gelten strengere Voraussetzungen.
Der Beitrag bezieht sich daher primär auf Selbstständige und Unternehmen.
Je nach Modell kann die steuerliche Behandlung variieren.
Flexdesk: Hier wird kein fester Arbeitsplatz angemietet, sondern flexibel genutzt. Die Gebühren gelten als laufende Betriebsausgaben.
Fixdesk: Ein dauerhaft reservierter Arbeitsplatz wird regelmäßig ebenfalls als Betriebsausgabe behandelt.
Abgeschlossenes Büro: Wird ein eigenes Büro im Coworking-Umfeld angemietet, entspricht dies steuerlich meist einer klassischen Büroanmietung. Auch hier sind die Mietkosten vollständig abziehbar.
Entscheidend ist nicht das Modell, sondern die betriebliche Nutzung.
Wenn der Coworking-Anbieter Umsatzsteuer ausweist, können vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmen diese als Vorsteuer geltend machen.
Voraussetzungen:
ordnungsgemäße Rechnung
ausgewiesene Umsatzsteuer
unternehmerische Nutzung
Unternehmen, die der Kleinunternehmerregelung unterliegen, können hingegen keine Vorsteuer ziehen.
Ein häufiger Vergleich betrifft das häusliche Arbeitszimmer. Dieses unterliegt strengen steuerlichen Vorgaben.
Coworking Spaces sind davon klar zu unterscheiden:
Sie gelten nicht als Teil der privaten Wohnung.
Es gelten nicht die Einschränkungen des häuslichen Arbeitszimmers.
Die Kosten sind grundsätzlich voll abziehbar, sofern betrieblich veranlasst.
Das macht Coworking steuerlich oft unkomplizierter als das Arbeiten von zu Hause.
Viele Coworking-Angebote beinhalten Zusatzservices wie:
Empfangsservice
Postannahme
Nutzung von Konferenzräumen
Druck- und Scanleistungen
Auch diese Leistungen sind in der Regel betrieblich veranlasst und damit als Betriebsausgaben abziehbar, sofern sie geschäftlich genutzt werden.
Wer einen Coworking Space nutzt, kann Fahrten dorthin steuerlich geltend machen.
Für Selbstständige gelten die üblichen Regelungen:
Kilometerpauschale bei Nutzung des eigenen Fahrzeugs
tatsächliche Kosten bei entsprechenden Nachweisen
Wichtig ist die saubere Dokumentation der betrieblichen Veranlassung.
Manche Coworking-Verträge enthalten längere Laufzeiten oder Vorauszahlungen. Steuerlich werden diese in der Regel periodengerecht behandelt.
Das bedeutet:
Laufende Monatsgebühren zählen im jeweiligen Monat als Aufwand.
Vorauszahlungen können anteilig auf die Nutzungsdauer verteilt werden.
Hier empfiehlt sich eine Abstimmung mit dem Steuerberater, insbesondere bei größeren Beträgen.
In der Praxis treten häufig folgende Probleme auf:
fehlende ordnungsgemäße Rechnungen
private Mitnutzung ohne klare Trennung
falsche Verbuchung (z. B. als private Ausgabe)
fehlende Dokumentation bei Fahrtkosten
Eine saubere Buchführung ist entscheidend.
Wird der Coworking Space zugleich als Geschäftsadresse genutzt, können auch diese Kosten betrieblich veranlasst sein. Wichtig ist, dass eine reale betriebliche Nutzung vorliegt.
Eine rein formale Anmeldung ohne tatsächliche Nutzung kann steuerlich problematisch sein.
Gerade in der Gründungsphase oder bei wachsendem Unternehmen bietet Coworking steuerliche Vorteile:
keine hohen Investitionen in Möblierung
keine Abschreibung größerer Einbauten
keine langfristige Kapitalbindung
Statt hoher Anfangskosten entstehen laufende Betriebsausgaben, die direkt gewinnmindernd wirken.
In professionellen Business-Center-Strukturen wie dem COLLECTION Business Center erhalten Unternehmen ordnungsgemäße Rechnungen, klar definierte Leistungsbestandteile und transparente Vertragsmodelle.
Das erleichtert:
die steuerliche Einordnung
den Vorsteuerabzug
die saubere Buchhaltung
die betriebliche Dokumentation
Gerade für Gründer oder wachsende Unternehmen schafft dies zusätzliche Sicherheit.
Zusätzlich sollten Verträge, Leistungsbeschreibungen und Zahlungsbelege vollständig archiviert werden, um bei einer Betriebsprüfung jederzeit transparente Nachweise vorlegen zu können.
Fazit
Coworking-Kosten sind grundsätzlich steuerlich absetzbar, sofern sie betrieblich veranlasst sind und ordnungsgemäß dokumentiert werden. Flexdesk, Fixdesk oder eigenes Büro im Coworking-Umfeld gelten in der Regel als laufende Betriebsausgaben. Auch Zusatzleistungen können abziehbar sein.
Entscheidend sind eine klare berufliche Nutzung, ordnungsgemäße Rechnungen und eine saubere Buchführung. In professionellen Business-Center-Strukturen wie dem COLLECTION Business Center lassen sich diese Anforderungen unkompliziert umsetzen, sodass Unternehmen flexibel arbeiten und gleichzeitig steuerlich strukturiert handeln können.