COLLECTION Secure Workspace Framework
Unternehmensstandard für IT-Sicherheit, Datenschutz und Vertraulichkeit
Version 2026
1. Präambel
IT-Sicherheit, Datenschutz und Vertraulichkeit gehören zu den wesentlichen Qualitätsmerkmalen eines Premium Business Centers. Unternehmen erwarten heute nicht nur repräsentative Büroflächen und exzellenten Service, sondern ebenso eine Arbeitsumgebung, in der sensible Informationen geschützt, Geschäftsprozesse sicher unterstützt und gesetzliche Anforderungen zuverlässig eingehalten werden.
COLLECTION Business Center hat deshalb den COLLECTION Secure Workspace Framework entwickelt. Er definiert die verbindlichen Standards für IT-Sicherheit, Datenschutz, Informationsschutz und organisatorische Sicherheit an allen COLLECTION-Standorten.
Der Framework verfolgt das Ziel, Kunden eine sichere, professionelle und vertrauenswürdige Arbeitsumgebung bereitzustellen. Er bildet die Grundlage für Planung, Betrieb und kontinuierliche Weiterentwicklung sämtlicher Business Center.
2. Geltungsbereich
Der COLLECTION Secure Workspace Framework gilt für alle COLLECTION Business Center sowie für sämtliche Mitarbeiter, Dienstleister und organisatorischen Prozesse, die Einfluss auf die Sicherheit der von COLLECTION betriebenen Arbeitswelten haben.
Der Standard umfasst insbesondere:
- physische Gebäudesicherheit,
- Zutrittskontrollen,
- Datenschutz,
- Informationssicherheit,
- Netzwerksicherheit,
- Dokumentenschutz,
- Besucher- und Empfangsmanagement,
- Business Continuity,
- Notfallmanagement,
- Compliance,
- Mitarbeiterschulung sowie
- kontinuierliche Verbesserung.
3. Unsere Sicherheitsgrundsätze
COLLECTION verfolgt einen ganzheitlichen Sicherheitsansatz.
Informationssicherheit entsteht nicht durch einzelne technische Maßnahmen, sondern durch das koordinierte Zusammenspiel von Menschen, Prozessen, Technik und Infrastruktur.
Alle sicherheitsrelevanten Entscheidungen orientieren sich an folgenden Grundsätzen:
- Vertraulichkeit
- Integrität
- Verfügbarkeit
- Transparenz
- Verantwortlichkeit
- kontinuierliche Verbesserung
4. Datenschutz
Der Schutz personenbezogener Daten besitzt bei COLLECTION höchste Priorität.
Alle personenbezogenen Daten werden ausschließlich auf einer rechtmäßigen Grundlage verarbeitet. Verarbeitung, Speicherung und Löschung erfolgen entsprechend den gesetzlichen Vorgaben und den internen Datenschutzrichtlinien.
Alle Mitarbeiter werden regelmäßig zu Datenschutz und Vertraulichkeit geschult und sind zur Verschwiegenheit verpflichtet.
Datenschutz wird bereits bei der Gestaltung neuer Prozesse berücksichtigt („Privacy by Design“ und „Privacy by Default“).
5. Vertraulichkeit
Vertrauliche Informationen unserer Kunden genießen besonderen Schutz.
Mitarbeiter geben grundsätzlich keine Informationen über Kunden, Mietverhältnisse oder Besucher an Dritte weiter.
Postsendungen, Dokumente und vertrauliche Unterlagen werden ausschließlich autorisierten Personen zugänglich gemacht.
Besprechungen und Gespräche werden mit der erforderlichen Diskretion behandelt.
6. Gebäudesicherheit
Alle COLLECTION Business Center verfügen über organisatorische und technische Maßnahmen zum Schutz von Personen, Räumen und Sachwerten.
Hierzu gehören insbesondere:
- kontrollierte Zugangsbereiche,
- professionelle Empfangsbereiche,
- geregelte Schlüsselverwaltung,
- Zutrittsberechtigungen,
- Flucht- und Rettungskonzepte,
- Brandschutz,
- regelmäßige Wartung sicherheitsrelevanter Einrichtungen.
7. Netzwerksicherheit
Die IT-Infrastruktur wird nach anerkannten Sicherheitsgrundsätzen betrieben.
Hierzu gehören unter anderem:
- leistungsfähige Internetanbindungen,
- moderne Netzwerktechnik,
- verschlüsselte WLAN-Infrastruktur,
- Firewall-Systeme,
- regelmäßige Sicherheitsupdates,
- dokumentierte Wartungsprozesse,
- kontrollierte Administratorzugänge,
- Schutz vor unberechtigten Zugriffen.
8. Dokumentensicherheit
Vertrauliche Dokumente werden organisatorisch und technisch geschützt.
Hierzu zählen:
- sichere Postprozesse,
- datenschutzgerechte Dokumentenvernichtung,
- geschützte Druck- und Scanprozesse,
- kontrollierte Aufbewahrung sensibler Unterlagen,
- Clean-Desk-Prinzip für gemeinsam genutzte Bereiche.
9. Besucher- und Empfangsmanagement
Der Empfang bildet einen wesentlichen Bestandteil des Sicherheitskonzeptes.
Besucher werden professionell empfangen und entsprechend der internen Prozesse betreut.
Informationen über Kunden oder deren Anwesenheit werden ausschließlich an berechtigte Personen weitergegeben.
Externe Dienstleister erhalten nur Zugang zu den für ihre Tätigkeit erforderlichen Bereichen.
10. Mitarbeiter
Alle Mitarbeiter tragen Verantwortung für die Informationssicherheit.
Regelmäßige Schulungen vermitteln Kenntnisse zu:
- Datenschutz,
- Cyberkriminalität,
- Phishing,
- Social Engineering,
- Vertraulichkeit,
- Informationsschutz,
- Notfallprozessen.
11. Business Continuity
COLLECTION verfügt über dokumentierte Prozesse zur Sicherstellung eines möglichst unterbrechungsfreien Geschäftsbetriebs.
Technische Störungen, Sicherheitsvorfälle und Notfälle werden nach definierten Verfahren behandelt.
Die Zusammenarbeit mit spezialisierten IT- und Gebäudedienstleistern unterstützt eine schnelle Wiederherstellung des Regelbetriebs.
12. Kontinuierliche Verbesserung
Der COLLECTION Secure Workspace Framework wird regelmäßig überprüft und an neue technische, gesetzliche und organisatorische Anforderungen angepasst.
Sicherheit ist kein einmaliges Projekt, sondern Bestandteil eines dauerhaften Verbesserungsprozesses.
Unser Qualitätsversprechen
Sicherheit ist für COLLECTION kein Zusatzangebot, sondern ein integraler Bestandteil unseres Premium-Anspruchs.
Wir schaffen Arbeitswelten, in denen Unternehmen ihre vertraulichen Informationen schützen, effizient arbeiten und ihre geschäftlichen Ziele in einer professionellen, sicheren und vertrauenswürdigen Umgebung verfolgen können.