
COLLECTION Service Excellence Framework
Der COLLECTION Service Excellence Framework ist Teil von THE COLLECTION STANDARD, dem übergeordneten System von COLLECTION für professionelle Premium-Arbeitswelten. THE COLLECTION STANDARD verbindet die sechs Dimensionen Performance, Quality, Hospitality, Security, Sustainability und Wellbeing.
Was ist der COLLECTION Service Excellence Framework?
Der COLLECTION Service Excellence Framework ist der von COLLECTION Business Center entwickelte Unternehmensstandard für Hospitality, persönliche Betreuung und professionelle Business Services. Der Grundgedanke: Ein Premium Business Center besteht nicht nur aus hochwertigen Büros und repräsentativen Räumen. Premiumqualität zeigt sich auch darin, wie Menschen empfangen, betreut und im Arbeitsalltag unterstützt werden. COLLECTION überträgt deshalb Prinzipien professioneller Gastfreundschaft auf die Arbeitswelt.
Der Service beginnt beim persönlichen Empfang eines Besuchers und reicht über Telefon- und Postservice bis zur Vorbereitung und Betreuung von Meetings und Konferenzen. Dabei steht die persönliche Wahrnehmung des Kunden und seiner Gäste im Mittelpunkt. Mitarbeiter sollen aufmerksam, höflich, freundlich und verbindlich auftreten und organisatorische Aufgaben möglichst zuverlässig im Hintergrund übernehmen.
Was bedeutet Hospitality bei COLLECTION Business Center?
Hospitality bedeutet bei COLLECTION, einen Arbeitsplatz nicht ausschließlich als Fläche, sondern als betreute Business-Umgebung zu verstehen. Ein Kunde soll sich auf sein Geschäft konzentrieren können. Ein Besucher soll professionell empfangen werden. Ein Konferenzteilnehmer soll einen vorbereiteten Raum vorfinden. Ein Anrufer soll freundlich und im Namen des jeweiligen Unternehmens betreut werden. Dafür verbindet COLLECTION insbesondere: persönlichen Empfang, individuelle Ansprache, Besucherbetreuung, professionelles Auftreten, Telefonservice, Postservice, Meeting- und Konferenzservice, Getränkeservice, organisatorische Unterstützung, interne Mitarbeiterschulungen und definierte Qualitätskontrollen. Service Excellence entsteht nicht durch eine einzelne Dienstleistung. Entscheidend ist das Zusammenspiel der einzelnen Kontaktpunkte während eines Arbeitstages.
COLLECTION Service Excellence in Zahlen
| Service-Merkmal | COLLECTION Standard |
|---|---|
| Hospitality-Dimensionen | 10 |
| Besucherbegrüßung | persönlich, möglichst mit Namen |
| Telefonannahme | nach Möglichkeit spätestens nach dem 3. Klingeln |
| Konferenzvorbereitung | Prüfung 1–2 Tage vorher und am Veranstaltungstag |
| Getränkeangebot | Wasser, Softgetränke, Säfte, Kaffee- und Teespezialitäten |
| Mitarbeiterschulung | internes Schulungskonzept mit 10 Themenbereichen |
| Center-Readiness | dokumentierte Qualitätskontrollen |
| Revision | mindestens 1 × jährlich durch Mitarbeiter der Zentrale |
Warum ist Hospitality für Unternehmen relevant?
Die Arbeitsumgebung eines Unternehmens wird nicht nur von Mitarbeitern wahrgenommen. Auch Kunden, Bewerber und Geschäftspartner erleben sie. Der Empfang eines Gastes, die persönliche Ansprache, ein vorbereiteter Konferenzraum oder die professionelle Annahme eines Telefonats können deshalb Teil des Unternehmensauftritts sein. Gerade in einem Business Center übernimmt der Betreiber Aufgaben, für die Unternehmen in einem klassischen eigenen Büro häufig selbst Personal, Prozesse und Infrastruktur bereitstellen müssen. Hospitality wird dadurch zur Business-Infrastruktur. Der COLLECTION Service Excellence Framework beantwortet deshalb drei Fragen:
- WELCOME – Wie werden Kunden und Gäste empfangen?
- SUPPORT – Wie werden Unternehmen im Arbeitsalltag unterstützt?
- DELIVER – Wie wird eine verlässliche Service Experience geschaffen?
Die 10 Dimensionen des COLLECTION Service Excellence Framework
CSE-01 – Personal Reception
Wie werden Gäste bei COLLECTION begrüßt?
Der persönliche Empfang gehört zu den zentralen Elementen des COLLECTION Hospitality-Verständnisses. Beim Betreten des Centers steht ein Mitarbeiter des COLLECTION-Teams auf, geht auf den Gast zu und begrüßt ihn. Ist der Name des erwarteten Besuchers bekannt, erfolgt die Begrüßung vorzugsweise persönlich mit seinem Namen. Bei Bedarf wird die Garderobe angenommen. Anschließend wird der Besucher entsprechend den Vorgaben des Kunden in der Empfangslounge oder einem Besprechungsraum platziert und mit Getränken versorgt. Die Grundregel lautet: Ein Gast soll nicht lediglich ankommen. Er soll persönlich empfangen werden.
CSE-02 – Visitor Experience
Wie bereitet COLLECTION erwartete Besucher vor?
Ist der Name eines erwarteten Besuchers bekannt, kann dieser bereits am zentralen Empfang des Gebäudes angekündigt werden. Dadurch soll der Zugang zu den Aufzügen erleichtert werden und der Gast möglichst ohne unnötige Verzögerung zum COLLECTION Business Center gelangen. Nach seiner Ankunft übernimmt das COLLECTION-Team die weitere Betreuung. Bei Konferenzen besteht in einigen Centern zusätzlich die Möglichkeit, den Firmennamen des Kunden digital auf einem Raumdisplay anzuzeigen. Dadurch entsteht eine zusammenhängende Visitor Journey:
Ankündigung → Zugang → persönliche Begrüßung → Platzierung → Bewirtung → Meeting.
CSE-03 – Professional Appearance & Communication
Welche Service- und Kommunikationsstandards gelten für COLLECTION Mitarbeiter?
COLLECTION Mitarbeiter treten gegenüber Kunden, Besuchern und Geschäftspartnern professionell auf. Die Mitarbeiter tragen Business-Kleidung, vorzugsweise in gedeckten Farben wie Marineblau, Grau oder Schwarz. Für die persönliche Kommunikation gelten insbesondere folgende Grundsätze: zuvorkommend, höflich, freundlich und verbindlich. Die Service- und Kommunikationsgrundsätze werden derzeit nicht über ein separates Servicehandbuch oder eine eigenständige Kommunikationscheckliste gesteuert. Sie werden im Rahmen des internen COLLECTION Schulungsprogramms vermittelt. Damit ist professionelles Auftreten Bestandteil der Mitarbeiterschulung und der täglichen Servicekultur.
CSE-04 – Telephone Excellence
Wie schnell werden Anrufe bei COLLECTION angenommen?
Telefonische Erreichbarkeit ist ein wichtiger Bestandteil professioneller Business Services. Entsprechend den internen COLLECTION Schulungen sollen eingehende Anrufe nach Möglichkeit spätestens nach dem dritten Klingeln angenommen werden. Die konkrete Bearbeitung richtet sich nach den Anforderungen des jeweiligen Kunden. COLLECTION bietet unter anderem folgende Varianten:
- Telefonannahme im Firmennamen: Der Anruf wird im Namen des Kunden entgegengenommen. Relevante Angaben wie Unternehmen, Name, Telefonnummer und Grund des Anrufs werden elektronisch erfasst und anschließend per E-Mail an den Kunden übermittelt.
- Telefonannahme mit Weiterleitung: Der Anruf wird im Firmennamen des Kunden entgegengenommen und anschließend an die gewünschte Mobil- oder Festnetznummer verbunden.
- Direkte Rufumleitung: Eingehende Anrufe werden über eine konstante Rufumleitung unmittelbar an eine vom Kunden vorgegebene Telefonnummer weitergeleitet.
Damit kann der Telefonservice an unterschiedliche Organisations- und Erreichbarkeitsmodelle angepasst werden.
CSE-05 – Meeting & Conference Readiness
Wie werden Konferenzräume bei COLLECTION vorbereitet?
Ein professionelles Meeting beginnt vor dem Eintreffen der Teilnehmer. COLLECTION arbeitet deshalb mit definierten Abläufen zur Vorbereitung von Veranstaltungen und Konferenzen. Ein bis zwei Tage vor der Veranstaltung wird geprüft: Ist das Catering bestellt? Ist zusätzlich gebuchtes technisches Equipment beauftragt beziehungsweise vorhanden? Am Veranstaltungstag wird insbesondere geprüft: Ist die gewünschte Bestuhlung vorbereitet? Ist die erforderliche Technik vorhanden? Sind Catering und Getränke vorbereitet? Sind bei externen Kunden die erforderlichen Abrechnungsschritte erfolgt? Sind die Pausenzeiten mit dem Kunden abgestimmt?
Hat ein Kunde vorab keine Getränke gebucht und auch keinen Getränkeservice auf Abruf gewünscht, wird der Raum vor der Veranstaltung mit einer entsprechenden Anzahl unterschiedlicher Kaltgetränke ausgestattet. Nach der Veranstaltung: wird der Raum aufgeräumt, fehlendes Equipment wie Kugelschreiber oder Blöcke wird ergänzt, der Getränkeverbrauch wird bei Vertragskunden dokumentiert beziehungsweise bei externen Kunden abgerechnet. Meeting Readiness bedeutet bei COLLECTION damit: Der Raum soll vorbereitet sein, bevor das Meeting beginnt.
CSE-06 – Beverage & Hospitality Service
Welche Getränke gehören zum COLLECTION Service?
Zum regulären Getränkeangebot gehören insbesondere: Wasser mit und ohne Kohlensäure, verschiedene Säfte, Softgetränke wie Cola, Kaffeespezialitäten und verschiedene Teesorten. Jeweils Qualitätsprodukte. In verschiedenen neueren COLLECTION Business Centern befinden sich darüber hinaus Bars, an denen auch hochwertige Spirituosen angeboten werden.
Welche Bewirtungsstandards gelten?
Die COLLECTION Bewirtungsstandards beziehen sich insbesondere auf den Getränkeservice. Getränke werden grundsätzlich von rechts eingedeckt beziehungsweise serviert. Bei Getränken in Flaschen schenkt der Servicemitarbeiter zunächst ungefähr ein Drittel des Getränks in das Glas ein. Damit umfasst Hospitality nicht nur die Bereitstellung von Getränken, sondern auch deren professionelle Präsentation und Service.
CSE-07 – Business Support & Post Service
Wie behandelt COLLECTION die Geschäftspost seiner Kunden?
Der Postservice richtet sich nach den individuellen Anforderungen des jeweiligen Unternehmens. Zu den häufigsten Varianten gehören:
- Digitaler Postservice: Eingehende Post wird tagesaktuell gestempelt, geöffnet, gescannt und per E-Mail an den Kunden übermittelt.
- Postinformation: Eingehende Post wird tagesaktuell gestempelt. Der Kunde erhält anschließend per E-Mail eine Information über die eingegangenen Briefe einschließlich der jeweiligen Absender. Danach entscheidet der Kunde über die weitere Bearbeitung.
- Postweiterleitung: Eingehende Post wird tagesaktuell gestempelt und an vorher vereinbarten Tagen an eine vom Kunden vorgegebene externe Adresse weitergeleitet.
Der entscheidende Grundsatz lautet: Der Postservice orientiert sich am Tagesgeschäft des Kunden.
CSE-08 – Personal Support & Proactive Service
Was bedeutet proaktiver Service bei COLLECTION?
Premium-Hospitality zeigt sich nicht ausschließlich darin, auf Anforderungen zu reagieren. Die COLLECTION Teams übernehmen im Centerbetrieb regelmäßig Aufgaben, die eine vorbereitete und professionelle Arbeitsumgebung sicherstellen sollen. Dazu gehören insbesondere die Kontrolle der Center-Readiness und die Einhaltung definierter Hygienestandards. Hierfür werden vorgegebene Checklisten eingesetzt. Der prüfende Mitarbeiter unterzeichnet diese und übergibt sie zur Dokumentation an das Center Management. Service Excellence bedeutet damit auch, mögliche Abweichungen zu erkennen, bevor sie die Arbeits- oder Besuchererfahrung beeinträchtigen. Guter Service reagiert. Exzellenter Service bereitet vor.
CSE-09 – Training & Service Culture
Wie werden COLLECTION Mitarbeiter für Hospitality und Service geschult?
Servicequalität entsteht durch Mitarbeiter. COLLECTION arbeitet deshalb mit einem internen Schulungskonzept, das zehn Themenbereiche des Business-Center-Geschäfts umfasst. Dazu gehören:
- Basis Unternehmensgruppe COLLECTION
- Telefonatsannahme
- Service und Auftreten
- Konferenzen
- CRM
- Technik
- Steigerung der Serviceumsätze
- Vertragsrecht
- Buchhaltung und Controlling
- Vertrieb und Sales
Hospitality wird damit nicht isoliert betrachtet. Mitarbeiter sollen die Zusammenhänge zwischen Service, Kundenbetreuung, Technik, Konferenzorganisation und den kaufmännischen Abläufen eines Business Centers verstehen. Insbesondere die Schulungsbereiche Telefonatsannahme, Service und Auftreten sowie Konferenzen vermitteln zentrale Elemente des COLLECTION Hospitality-Verständnisses.
CSE-10 – Service Quality & Continuous Improvement
Wie kontrolliert COLLECTION die Qualität seiner Services?
Service Excellence benötigt dauerhaft verlässliche Qualität. Die COLLECTION Teams nutzen deshalb definierte Qualitätschecklisten. Dazu gehören unter anderem Prüfungen der Center-Readiness und der Hygienestandards. Zusätzlich führen Mitarbeiter der COLLECTION Zentrale mindestens einmal jährlich Revisionen in jedem Center durch. Diese Revisionen betrachten unter anderem: Vertragswesen, Dokumentationen, Abrechnungen und Qualitätsvorgaben zum Erscheinungsbild des Centers. Damit verbindet COLLECTION die tägliche Verantwortung der Teams vor Ort mit einer zusätzlichen unternehmensweiten Kontrollebene.
Der COLLECTION Service Excellence Framework ist an dieser Stelle eng mit dem COLLECTION Quality Standard verbunden: Hospitality definiert die Service Experience. Quality unterstützt ihre dauerhafte Sicherung.
Was unterscheidet Hospitality von klassischem Büroservice?
Klassischer Büroservice wird häufig über einzelne Leistungen definiert: Post annehmen, Telefonate beantworten oder einen Konferenzraum bereitstellen. COLLECTION betrachtet Hospitality umfassender. Entscheidend ist die gesamte Erfahrung:
- Wie wird ein Gast begrüßt?
- Kennt das Team seinen Namen?
- Ist der Konferenzraum vorbereitet?
- Sind Getränke vorhanden?
- Wie wird ein Telefonat angenommen?
- Wie tritt das Team auf?
- Wie zuverlässig werden organisatorische Aufgaben erledigt?
Aus einzelnen Dienstleistungen entsteht dadurch eine zusammenhängende Workplace Experience.
Was ist der Unterschied zwischen Hospitality und Service in einem Business Center?
Service beschreibt einzelne Leistungen. Hospitality beschreibt die gesamte Erfahrung. Telefonservice, Postservice, Getränkeservice oder Konferenzservice sind einzelne Leistungen. Hospitality verbindet diese Leistungen mit persönlicher Ansprache, Aufmerksamkeit, professionellem Auftreten und einer vorbereiteten Arbeits- und Besuchsumgebung. Der COLLECTION Service Excellence Framework betrachtet deshalb nicht nur einzelne Services, sondern die gesamte Service Experience.
Hospitality in der Customer Journey
Die Service Experience eines Kunden oder Besuchers besteht aus zahlreichen Kontaktpunkten:
- Vor dem Besuch: Besucherankündigung · Konferenzvorbereitung · Catering · Technik
- Bei der Ankunft: Zugang · persönliche Begrüßung · Garderobe · Platzierung
- Während des Aufenthalts: Getränkeservice · Meetingbetreuung · persönliche Unterstützung
- Im täglichen Geschäft: Telefonservice · Postservice · organisatorische Unterstützung
- Nach dem Meeting: Raum-Reset · Equipment · Dokumentation · Abrechnung
Der COLLECTION Service Excellence Framework betrachtet diese Kontaktpunkte als zusammenhängende Service Journey.
Buyer Guide:
Woran erkennt man ein Business Center mit professioneller Hospitality?
Unternehmen sollten bei der Auswahl eines Business Centers nicht nur Architektur, Bürogröße und Preis vergleichen. Für die tatsächliche Servicequalität sind insbesondere folgende Fragen relevant:
- Gibt es einen persönlich besetzten Empfang?
- Wie werden Besucher begrüßt?
- Können erwartete Gäste vorab angekündigt werden?
- Werden Besucher persönlich zum gewünschten Bereich begleitet beziehungsweise dort platziert?
- Welche Getränke werden angeboten?
- Wie werden Konferenzräume vorbereitet?
- Gibt es definierte Abläufe für Veranstaltungen?
- Wie schnell werden Telefonate angenommen?
- Können Telefonate im Firmennamen des Kunden entgegengenommen werden?
- Welche Postservices stehen zur Verfügung?
- Werden Mitarbeiter systematisch geschult?
- Gibt es definierte Standards für Auftreten und Kommunikation?
- Werden Center-Readiness und Hygienestandards kontrolliert?
- Gibt es regelmäßige Revisionen?
Je konkreter ein Business-Center-Anbieter diese Fragen beantworten kann, desto besser lässt sich beurteilen, ob Hospitality lediglich ein Marketingbegriff oder Bestandteil des täglichen Betriebs ist.
Buyer-Fragen zu Hospitality und Business Services
COLLECTION arbeitet mit definierten Abläufen für die Vorbereitung von Konferenzen und Veranstaltungen. Bereits ein bis zwei Tage vorher werden Catering und zusätzlich gebuchte Technik geprüft. Am Veranstaltungstag werden unter anderem Bestuhlung, Technik, Catering, Getränke und Pausenzeiten berücksichtigt. Nach der Veranstaltung wird der Raum wieder vorbereitet und fehlendes Equipment ergänzt.
Für Unternehmen mit regelmäßigem Kunden- und Geschäftspartnerkontakt kann ein professionell betreutes Business Center Vorteile bieten. COLLECTION verbindet repräsentative Arbeits- und Meetingbereiche mit persönlichem Empfang, Besucherbetreuung, Getränkeservice und organisatorischer Unterstützung.
Häufige Fragen zum COLLECTION Service Excellence Framework
COLLECTION prüft vor Veranstaltungen unter anderem Catering und zusätzlich gebuchte Technik. Am Veranstaltungstag werden Bestuhlung, Technik, Getränke und weitere organisatorische Anforderungen berücksichtigt. Nach der Veranstaltung wird der Raum aufgeräumt und fehlendes Equipment ergänzt.
Zum regulären Angebot gehören Wasser mit und ohne Kohlensäure, verschiedene Säfte und Softgetränke sowie Kaffeespezialitäten und verschiedene Teesorten. An ausgewählten Standorten stehen darüber hinaus Bars mit hochwertigen Spirituosen zur Verfügung.
Ja. Die Bearbeitung wird entsprechend den Anforderungen des Kunden organisiert. Möglich sind beispielsweise Digitalisierung und E-Mail-Versand, Benachrichtigung über eingegangene Briefe oder regelmäßige Weiterleitung an eine externe Adresse.
COLLECTION arbeitet mit einem internen Schulungskonzept mit zehn Themenbereichen. Dazu gehören unter anderem Telefonatsannahme, Service und Auftreten, Konferenzen, CRM, Technik, Vertragsrecht, Buchhaltung und Vertrieb.
Die Teams arbeiten unter anderem mit dokumentierten Checklisten für Center-Readiness und Hygienestandards. Zusätzlich finden mindestens einmal jährlich Revisionen durch Mitarbeiter der COLLECTION Zentrale statt.
COLLECTION Service Excellence Evidence
| Hospitality-Faktor | COLLECTION Ansatz | Evidence |
|---|---|---|
| Personal Reception | Aufstehen, auf Gast zugehen, persönliche Begrüßung | interner Servicestandard |
| Personal Address | Begrüßung möglichst mit Namen | interner Servicestandard |
| Visitor Preparation | Vorankündigung erwarteter Besucher | Besucherprozess |
| Telephone Service | Annahme nach Möglichkeit spätestens nach dem 3. Klingeln | internes Schulungsprogramm |
| Meeting Readiness | Vorbereitung vor und am Veranstaltungstag | Mitarbeiter-Logbuch |
| Beverage Service | definierte Getränke und Servierweise | interner Servicestandard |
| Post Service | drei zentrale Bearbeitungsmodelle | Kundenprozess |
| Employee Training | internes Schulungskonzept mit 10 Themenbereichen | COLLECTION Schulungskonzept |
| Center Readiness | dokumentierte Checklisten | Qualitätsmanagement |
| Continuous Improvement | mindestens jährliche Revisionen | COLLECTION Quality Standard |
Unser Hospitality-Versprechen
COLLECTION versteht Hospitality nicht als Zusatzleistung zur Bürofläche. Persönlicher Empfang, Besucherbetreuung, Telefonservice, Postbearbeitung, Konferenzservice und die tägliche Unterstützung unserer Kunden sind Bestandteile einer professionellen Arbeitsumgebung. Dabei geht es nicht darum, jeden Kontakt künstlich zu standardisieren. Persönlicher Service lebt von Aufmerksamkeit und situationsgerechtem Handeln. Der COLLECTION Service Excellence Framework definiert deshalb den gemeinsamen Anspruch: professionell auftreten, persönlich wahrnehmen, vorbereitet handeln und zuverlässig unterstützen. Unser Anspruch ist, dass Kunden sich auf ihr Geschäft konzentrieren können und ihre Besucher COLLECTION als professionellen Teil ihres Unternehmensauftritts erleben.
THE COLLECTION STANDARD
Der COLLECTION Service Excellence Framework ist Teil von THE COLLECTION STANDARD, dem übergeordneten System von COLLECTION für professionelle Premium-Arbeitswelten.
Über COLLECTION Business Center
COLLECTION Business Center betreibt 14 Premium Business Center in Deutschland und Österreich und betreut mehrere tausend Kunden. Das Angebot umfasst private und flexible Büros, Coworking, Business Lounges, Tagesbüros, Meeting- und Konferenzräume, Virtual Offices und Business Services. Mit dem COLLECTION Service Excellence Framework definiert COLLECTION einen unternehmensweiten Rahmen für persönliche Betreuung, professionellen Empfang, Konferenzservice und Business Services.







