Veranstaltungen finden in Eventlocations statt. Sie sind organisierte und auf einen bestimmten Zeitraum festgelegte Ereignisse. Dabei nehmen Menschen zum Beispiel an konventionellen Messen oder Seminaren vor Ort teil oder – seit Neustem – virtuell durch Medien. Mit dem Begriff Event wird ein besonderes, spektakuläres und unvergessliches Ereignis bezeichnet. Ein kleiner aber dennoch wichtiger Unterschied zwischen einem Event und einer Veranstaltung sind die Emotionen. Eine inszenierte Veranstaltung, die bei den Besuchern Emotionen weckt, nennt sich also Event. Um diese Emotionen zu verstärken, spielt die Eventlocation eine wichtige Rolle.
In Deutschland finden jährlich vielfältige Veranstaltungen statt. Zahlreiche Messen, Kongresse, Tagungen, Corporate Events zählen ebenso dazu, wie Modeshows, Konzerte, Filmevents, Lesungen, Sportevents, Kick-off-Meetings und private Feiern, wie Hochzeiten und Geburtstage. Und es werden immer mehr – bereits im Jahre 2015 investierten Unternehmen über 30 % ihres Marketingbudgets in verschiedenste Veranstaltungen. Besonders Unternehmen aus dem B2B-Bereich lassen sich die Planung von Veranstaltungen viel Geld und Aufwand kosten. Daher ist es umso wichtiger, die verfügbaren Kapazitäten und Ressourcen so effizient wie möglich zu bündeln. Agenturen oder Eventabteilungen können bei der Entscheidung helfen, welche Organisationspunkte ausgelagert werden können und welche nicht. In dem heutigen Blogbeitrag erhalten Sie nützliche Tipps und Leitfragen für Ihre nächste Eventplanung. Sie erlangen einen ersten Blick auf die Wichtigkeit der Auswahl der richtigen Eventlocation und anhand welcher Kriterien diese ausgesucht werden kann.
Die Wichtigkeit der richtigen Eventlocation
Für unvergessliche Events spielt die Eventlocation eine sehr große Rolle. Bei der Wahl der richtigen Location sollte die Zielgruppe und deren Bedürfnisse im Vordergrund stehen. Die Location muss daher zum Anlass, Motto und zu den Gästen passen. Deshalb sollte der Veranstaltungsort für zum Beispiel Interviews oder Konferenzen deutlich von dem für Sommerfeste oder andere private Feiern abweichen. Vor jedem Event wird ein genaues Ziel definiert. Was will mein Unternehmen erreichen und wen will es ansprechen und inspirieren?
Um diese Fragen zu beantworten, müssen vor jeder Suche Auswahl- und Ausschlusskriterien festgelegt werden. Für die Wahl verschiedener Kriterien bieten sich folgende Leitfragen an: Welche Branchen werden eingeladen? Wie soll die Verpflegung aussehen? Welches Budget steht uns zur Verfügung? Welches Ambiente passt zu dem Unternehmen und zu den Gästen? Wie viele Gäste werden erwartet? Zu welcher Jahreszeit soll das Ereignis stattfinden? In welcher Reihenfolge diese Leitfragen bearbeitet werden spielt keine Rolle und ist von jedem Unternehmen individuell abzuwägen. Manchen Veranstaltern ist die Exklusivität einer Eventlocation wichtiger als die Anzahl der Gäste. Bei anderen Veranstaltungen wiegt das Catering mehr als die Jahreszeit. Das Budget spielt allerdings bei beiden Szenarien eine wichtige Rolle.
Die richtige Eventlocation zu jedem Anlass
Für unvergessliche Events spielt die Eventlocation eine sehr wichtige Rolle. Bei der Wahl der richtigen Location sollte die Zielgruppe und deren Bedürfnisse im Vordergrund stehen. Das Ambiente sollte zum jeweiligen Event passen, damit das Ereignis allen Gästen positiv in Erinnerung bleibt. Der erste Eindruck beim Betreten der Location ist hierfür ausschlaggebend. Bei der Suche nach der passenden Location ist es wichtig, sich persönlich vor Ort umzuschauen. Folgende Kriterien sind bei der Auswahl der Location wichtig:
Die Lage des Veranstaltungsortes
Bei einer Eventlocation ist die Lage sehr wichtig. Entscheidend für eine Teilnahme an einem Event ist oft die Verkehrslage. Auf folgende Punkte sollte unter anderen geachtet werden: Ist die Location mit öffentlichen Verkehrsmitteln und dem Auto erreichbar? Gibt es genügend Parkplätze vor Ort oder in der Nähe? Befinden sich Parkhäuser in der Umgebung? Sind Hotels in der Umgebung zu finden?
Die Größe der Eventlocations
Bei der Wahl der idealen Eventlocation ist die Größe des Veranstaltungsortes maßgebend. Je nach Teilnehmerzahl sollte der Raum den Anforderungen entsprechend ausgesucht werden, damit die Gäste sich wohlfühlen. Dazu gehört auch der Außenbereich. Eine zu kleine Location kann beengend wirken und dazu führen, dass die Gäste sich unwohl fühlen. Zu große Locations hingegen vermitteln den Eindruck, dass zu wenig Teilnehmer vor Ort sind.
Infrastruktur der Location
Eine Eventlocation sollte über eine gute Infrastruktur verfügen. Die Grundvoraussetzungen, wie gute Stromversorgung, Beleuchtung, Heizung, Durchlüftung sowie sanitäre Anlagen müssen gegeben sein. Je nach Veranstaltung kann eine Bühne, WLAN, eine Leinwand, Beamer oder eine Tonanlage unabdingbar sein.
Einrichtung
Die Art des Ereignisses entscheidet über die benötigte Ausstattung in einer Eventlocation. Veranstaltungsorte sind nicht immer möbliert oder nur zum Teil. Falls erforderlich können Möbel angemietet werden. Hierbei richtet sich die Möblierung erneut nach dem Motto. Unabhängig von dem Motto ist allerdings die Wichtigkeit von ausreichend Sitzmöglichkeiten und einer Garderobe.
Zusammenhang zwischen Budget und Datum
Wann und wie teuer? Je nach Zeitraum des geplanten Events variieren die Mieten für bestimmte Locations stark. Um Stoßzeiten handelt es sich hauptsächlich in den Ferien und um Feiertage. Achten Sie dabei ebenfalls auf das Bundesland, in dem das Zusammenkommen stattfinden wird. Diese Faktoren haben Einfluss auf den Preis und auf die Teilnehmeranzahl. Ebenfalls entscheidend für die Auswahl der Eventlocation ist der Fokus des Ereignisses. Liegt dieser auf kulinarischen Köstlichkeiten oder auf einer Band, so kann zum Beispiel an der Miete gespart werden. Nachdem Datum und Budget feststehen, kann in die weitere Planung eingestiegen werden.
Catering bei Eventlocations
Je nach Eventlocation wird Catering angeboten oder kann extern organisiert werden. Für ausgefallenes Catering bietet sich, wenn gestattet und im Budget, ein externer Partner an. Dieser bringt in den meisten Fällen auch eigenes Geschirr und Mitarbeiter mit. Und machen wir uns nichts vor: Ihre Gäste erwarten eine Verpflegung, die – wenn schon nicht kostenlos – zumindest preiswert und zuverlässig ist.
Die Teilnehmer
Welche Branchen werden eingeladen und wie hoch wird die Teilnehmeranzahl sein? Vor jedem Event muss überlegt werden, was und vor allem wen das Event erreichen soll. Entwickeln Sie eine Vision um das Event und überlegen Sie sich, zu welchem Sinn und Zweck die Veranstaltung abgehalten werden wird. Leitfragen könnten beispielsweise sein: Wo kommen die Gäste her? In welcher Branche arbeiten die Gäste? Welche Eventlocation passt zu dieser Klientel? Wie viele Gäste sind angemessen? Bei einer Sitzordnung: Welche Gäste setze ich an einen Tisch. Bei der Kalkulation der Teilnehmeranzahl ist immer zu beachten, dass es natürlich zu Absagen kommt. Diese Zahl der Absprünge steigt je komplizierter und länger die Anreise ist.
Inspirative und kreative Ideen
Apple beispielsweise veranstaltet zur jährlich Produktvorstellung das sogenannte Keynote-Event. Eine Auswahl besonderer Gäste nimmt in einem Kinosaal Platz. Auf einer großen Leinwand werden dann, mit Spezialeffekten geschmückt und moderiert, die neuen Produkte vorgestellt. Die gesamte Keynote ist auf der Homepage live verfolgbar.
Mittelständische Unternehmen haben eine fast unbegrenzte Auswahl an Eventlocations. Eine einfache Suche bei Google genügt, um einen Überblick zu verschaffen. Achten Sie aber auf jeden Fall darauf, dass die Preise transparent und die Angebote unverbindlich sind. Veranstalter von Erlebnisevents, wie Jochen Schweizer oder MyDays, bieten verschiedenste Aktivitäten für größere Gruppen an. Beachten Sie aber, dass Aktivitäten nicht für jeden Teilnehmer geeignet sind.
Für Start-ups und Unternehmen jeder Branche bietet COLLECTION Business Center exklusive Konferenzräume unterschiedlicher Größen an. Ob mit Rheinblick in Düsseldorf, mit Aussicht auf die Skyline in Frankfurt oder mit Blick auf die Fleete in Hamburg: COLLECTION Business Center hat für den gehobenen Geschmack den richtigen Konferenzraum. Für gemütliche Interviews mit bis zu vier Personen eignet sich eine Business Lounge hervorragend.
Fazit
Jede Veranstaltung bleibt einzigartig in Planung und Ausführung. Einen richtigen Leitfaden oder eine genaue Anleitung, wie das perfekte Event gefunden werden kann, gibt es daher nicht. Die oben genannten Tipps und Leitfragen können Ihnen bei der Suche nach der passenden Eventlocation helfen. Fest steht, dass ein Event Geld und Personal bindet, eine angemessene Planung vorsieht, dafür aber am Ende definitiv für unvergessliche Erinnerungen sorgen kann.
Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei Ihrem nächsten Event.
Titelbild: G-Stock Studio/shutterstock.com
