„Fräulein, bitte zum Diktat.“ oder: „Bitte sechs Kaffee in den Konferenzraum.“ Früher war es gang und gäbe, dass ein Chef oder ein Abteilungsleiter bei vielen Sekretariatsaufgaben von einer Sekretärin unterstützt wurde – sie war so etwas wie ein „Mutterersatz“ und „Mädchen für alles“. Ein männlicher Sekretär hingegen war nur sehr selten vorzufinden. Sekretärin galt als ein klassischer Frauenberuf und entsprach dem damaligen Rollenbild von Mann und Frau, dass sich aber – zum Glück – weitgehend überholt hat. Inzwischen findet man Männer sowie Frauen in der Rolle des Assistenten, der sich nicht mehr nur um die kleinen Aufgaben kümmert, sondern auch größere und schwierigere Funktionen erfüllt und so seinen Vorgesetzten unterstützt.
Tiefgreifender Wandel des Berufsbildes Sekretär/in
Assistentinnen oder Assistenten der Geschäftsleitung oder Office-Manager übernehmen heute oftmals Führungsverantwortung als rechte Hand ihres Chefs oder ihrer Chefin. Statt allein übliche Sekretariatsaufgaben wie die Korrespondenz zu führen und Post zu bearbeiten, sind zahlreiche neue Tätigkeiten hinzugekommen, beispielsweise die Erstellung von Präsentationen oder die eigenständige Organisation bestimmter Projekte.
Dieser Zuwachs an Sekretariatsaufgaben bedeutet zweierlei: Zum einen müssen Bewerberinnen und Bewerber für diesen Job eine Menge Qualifikationen mitbringen, die teilweise sehr anspruchsvoll sind. Zum anderen bieten sich Ihnen aber auch Aufstiegschancen, die es früher nicht gegeben hat.
Je nach Art und Größe des Unternehmens und der Stellung ihres Vorgesetzten innerhalb der Unternehmenshierarchie übernehmen sie Funktionen, die früher dem Chef vorbehalten waren, etwa bei der Unterweisung und dem Briefing anderer Mitarbeiter oder als Stellvertreterin bei Sitzungen und Meetings, die eine Anwesenheit der Führungskraft nicht unbedingt erfordern.
Teamplayer statt Einzelkämpferin
Der allgemeine Wandel in den meisten Unternehmen – weg vom Einzelkämpfertum hin zur Teamarbeit – hat auch vor dem Beruf der Sekretärin nicht Halt gemacht. Zwar ist sie im Wesentlichen immer noch als Assistentin für ihren Vorgesetzten da, sie arbeitet aber auch in Projektgruppen mit und übernimmt nicht selten deren Koordination und Leitung. Darüber hinaus bereitet sie Geschäftsberichte oder Projektergebnisse auf und erstellt entsprechende Präsentationen dazu.
Repräsentations- und Führungsaufgaben
Ist der Chef eine hochgestellte Führungskraft in einem großen, international agierenden Unternehmen, kommen neben den reinen Sekretariatsaufgaben noch weitere anspruchsvolle Tätigkeiten hinzu. Assistenten und Office-Manager nehmen beispielsweise an Kundengesprächen teil und repräsentieren damit ihren Arbeitgeber auch nach außen.
In solchen Fällen sind neben einem sicheren Auftreten vor allem Fremdsprachenkenntnisse eine unabdingbare Voraussetzung. Die perfekte Beherrschung der englischen Sprache in Wort und Schrift stellt dabei das Minimum dar. Häufig wird aber mindestens eine weitere Fremdsprache verlangt, um im Zweifelsfall auch mal den Chef vertreten zu können.
Eine Assistentin der Geschäftsleitung übernimmt zusätzlich Führungsaufgaben, indem sie Arbeiten an andere Sekretärinnen oder Auszubildende delegiert oder sogar eine ganze Büroabteilung als Managerin leitet.
Soft Skills, die Sekretärinnen beherrschen müssen
Assistentinnen oder Assistenten müssen nicht nur über viele berufliche Kompetenzen verfügen, sondern auch eine Reihe an Soft Skills beherrschen. Einer der wichtigsten Punkte ist das Einfühlungsvermögen – menschlich und auch situativ. Da Sekretärinnen sowie Sekretäre im ständigen Umgang mit Menschen stehen, müssen Sie sich auf alle möglichen Arten von Menschen sowie Situationen einlassen können und auch einschätzen können, wann sie sich zurücknehmen oder wann sie sich durchsetzen müssen. Zudem muss eine Harmonie zwischen Diskretion und Kommunikationsstärke bestehen, die je nach Situation passend ist. Neben der verbalen Kommunikation ist auch die schriftliche Kommunikation äußerst wichtig. Fremdsprachen sind ein großer Pluspunkt, da viele Firmen international tätig sind.
Sekretärinnen sowie Sekretäre müssen oft im Hintergrund agieren und Aufgaben koordinieren. Hierzu benötigen sie nicht nur den Überblick über das große Ganze, sondern auch ein starkes organisatorisches Geschick sowie eine ausgeprägte Eigenorganisation. Außerdem müssen sie oft ihre Vorgesetzten vertreten, weshalb ein selbstsicheres Auftreten auch von essenzieller Bedeutung ist.
Die Nervenstärke ist gerade in stressigen Situationen ein Muss. Humor kann ein guter Helfer sein, um schwierige Situationen und Sekretariatsaufgaben zu meistern. Zudem ist gerade in der Manager-Ebene eine entsprechende Authentizität ein wichtiger Faktor, um seinen Job erfolgreich zu meistern. Generell kann man sagen, dass die gleichen Soft Skills, die bei Führungskräften ausschlaggebend sind, auch für die Assistentinnen und Assistenten wichtig sind.
Kommunikation mit dem Vorgesetzten
Teils ist es ein schmaler Grat, wenn es um die Kommunikation mit dem Vorgesetzten geht. Gerade weibliche Assistenten, aber auch männliche Assistenten müssen teilweise mit respektlosen Kommentaren umgehen. Es ist wichtig, dass die Zusammenarbeit auf einer Basis von gegenseitigem Respekt aufgebaut wird. Hier ist Fingerspitzengefühl gefragt. Einerseits darf man diese Kommentare nicht akzeptieren, andererseits muss man vorsichtig sein, wie man damit umgeht.
Überblick über die Sekretariatsaufgaben von heute
Der Beruf der Sekretärin ist äußerst abwechslungsreich und umfasst eine Vielzahl von Aufgaben. Wer sich für diesen Job entscheidet, muss einiges an Kompetenzen mitbringen, über ein gesundes Maß an Selbstständigkeit und Eigenverantwortung verfügen und auch in Stresssituation gelassen bleiben können.
Zu dem komplexen Bereich der Sekretariatsaufgaben gehören vor allem die folgenden berufstypischen Tätigkeiten:
- Telefonbetreuung nach außen und innen (Outbound, Inbound)
- Terminorganisation und -koordination
- Bearbeitung und Verwaltung eingehender und ausgehender Post
- Korrespondenz per Post, E-Mail und anderer elektronischer Kommunikationswege
- sichere Beherrschung von Office-Programmen (Textverarbeitung, Tabellenkalkulation etc.)
- diverse Schreibtätigkeiten (neben der allgemeinen Korrespondenz auch Aktenvermerke, Berichte etc.)
- Ablagen- und Aktenmanagement, Datenbankpflege
- Empfang und Serviceleistungen für Besucher und Gäste
- Organisation und Verwaltung von Büromaterial
- Beschaffung und Auswertung von Informationen
- Vorbereitung und Erstellung von Reports und Präsentationen
- Organisation, Vorbereitung und Begleitung von Meetings und Events
- Protokollerstellung bei Konferenzen und Veranstaltungen
- Organisation und Abrechnung von Geschäftsreisen (Hotel-, Flug- und sonstige Buchungen)
- vorbereitende Arbeiten für die Buchhaltung und Lohnabrechnung
Die Liste lässt sich je nach Unternehmen und Branche noch um zahlreiche Tätigkeiten erweitern.
Private Termine des Chefs
Sollte ein Assistent oder eine Assistentin des Chefs private Termine des Chefs regeln? Generell machen sich Chefs arbeitsrechtlich angreifbar, wenn sie private Termine über Assistenten arrangieren lassen. Allerdings ist die Frage nicht ganz so einfach zu beantworten, da Sekretärinnen und Sekretäre die Führungskräfte so gut es geht, entlasten sollen. Einen Arzttermin ausmachen oder Blumen zum Geburtstag eines Freundes bestellen, sind Aufgaben, die ruhig mal übernommen werden können. Private Termine sollten aber auf keinen Fall den Anteil an unternehmensinternen Aufgaben überschreiten.
Auslagerung von Sekretariatsaufgaben
Was aber passiert, wenn ein Assistent oder eine Assistentin ausfällt, zum Beispiel, weil er oder sie im Urlaub ist, für längere Zeit krank wird oder eine Elternzeit einlegt? Meistens lohnt es sich für ein Unternehmen in solchen Fällen nicht, eine Ersatzkraft für die Sekretariatsaufgaben einzustellen.
Hier bietet sich ein Outsourcing der Sekretariatsaufgaben an, sofern ein kompetenter Service in Anspruch genommen wird. Sie ersparen sich dadurch die Suche nach einer geeigneten Person und den relativ langen Einstellungsprozess. Ein Dienstleister wie COLLECTION Business Center erledigen den Job nicht nur kompetent, sondern auch zu günstigeren Konditionen, als wenn Sie sich mit einer Neueinstellung zusätzliche Personalkosten aufbürden.
Outsourcing für Gründer
Outsourcing ist aber auch für Start-ups, kleine Unternehmen und Einzelpersonen eine sehr gute Lösung, die sich zu Beginn ihrer Tätigkeit oder aber grundsätzlich den Aufwand für die Unterhaltung eines Sekretariats ersparen wollen. COLLECTION Business Center bietet seinen Kunden einen kompletten Büroservice, der einen professionellen Sekretariatsservice umfasst sowie virtuelle Büros mit eigener Geschäftsadresse. Letztere sorgen dafür, dass Sie Ihren Geschäftspartnern und Kunden einen optimalen Service bieten können, ohne dass Sie selbst ständig anwesend sein müssen. Sie erhalten eine eigene Telefonnummer und ein Firmenschild im Eingangsbereich, sodass Sie postalisch und telefonisch jederzeit erreichbar sind.
Bei Bedarf können Sie tageweise oder für längere Zeiträume eigene Büro– und Konferenzräume anmieten, die voll möbliert sind, durch ihr Design überzeugen und natürlich mit der heute erforderlichen Technik ausgestattet sind. Mit den derzeitigen Niederlassungen in Hamburg, Düsseldorf, Frankfurt, Stuttgart und Wien verfügt COLLECTION Business Center über gut und schnell erreichbare Standorte im Bundesgebiet und in Österreich, die überdies alle in attraktiver und zentraler städtischer Lage angesiedelt sind – eine perfekte Präsenz, die alle Anforderungen an ein kompetentes Sekretariat erfüllt und auch Ihre Geschäftspartner und Kunden überzeugen wird.
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