Heutzutage versucht jedes Unternehmen möglichst agil zu arbeiten. Doch was bedeutet „agil“ bzw. „agiles Arbeiten“ genau? Eine einheitliche Definition zu finden, gestaltet sich als schwierig, da viele verschiedene Definitionen existieren. Man kann es grob mit flexibel, aktiv oder anpassungsfähig übersetzen.
Besonderheiten
An sich kann man sagen, dass das agile Arbeiten keine komplette Neuerfindung ist. Die dahinterliegenden Prinzipien sind den klassischen Methoden sehr ähnlich, jedoch sind sie flexibler und in der Lage sich erfolgreich und vor allem schnell veränderten Rahmenbedingungen anzupassen. Dies macht das agile Arbeiten für viele Unternehmen so interessant.
Im Gegensatz zu klassischen Methoden kann man das agile Arbeiten nicht als ein Werkzeug, sondern vielmehr als eine Art Toolbox sehen. Für jedes Unternehmen kann eine andere Herangehensweise die richtige sein. So können Sie sich Ihre eigenen Methoden zusammenstellen, die für Ihr Unternehmen und Ihr Team am besten geeignet sind. Agiles Arbeiten zeigt Ihnen und Ihrem Unternehmen also eine Auswahl an möglichen Methoden auf, gibt Ihnen aber keine pauschalen Lösungen.
Wie funktioniert agiles Arbeiten überhaupt?
Transparenz und Teamwork sind die Basis agiler Arbeitsmethoden. Sie brauchen keine bestimmten Methoden wie Scrum oder Kanban. Agiles Arbeiten können Sie den Bedürfnissen Ihres Unternehmens individuell anpassen. Es gibt dabei verschiedene Vorgehensweisen. Die einen benutzen beispielsweise eine Software, andere nutzen Post-Its, um den Überblick über den Fortschritt der Aufgaben zu behalten. Wichtig ist nur, dass die Transparenz für Ihr gesamtes Team gewahrt bleibt.
Daily Meetings sind ein wichtiger Faktor in Bezug auf Transparenz. So können Sie jeden Tag über Fortschritte oder auftretende Probleme reden und haben den Überblick über die täglichen Aufgaben Ihrer Mitarbeiter. Feedbackmeetings alle ein bis zwei Wochen sind wichtig, um sich aktiv Zeit für Kritik oder Zweifel Ihrer Mitarbeiter zu nehmen.
Unterteilen Sie Ihr Projekt in kleinere Teilprojekte, damit Sie sich kleinere Ziele stecken können. So können Sie Schritt für Schritt überwachen wie gut Ihr gesamtes Vorhaben voranschreitet und notfalls frühzeitig eingreifen, wenn Sie im Laufe des Prozesses auf Schwierigkeiten stoßen.
Hier sind einige grundlegende Punkte, die wichtig sind, damit Sie das agile Arbeiten erfolgreich umsetzen können:
- Daily Meetings und regelmäßige Feedbackmeetings
- transparente Darstellung von Aufgaben und Fortschritten
- Unterteilung in kleinere Projekte
- zukunftsnahe Planung (Sprints mit einer festgelegten Dauer von ungefähr vier Wochen)
- Projekt aus der Perspektive des Kunden
Für wen ist agiles Arbeiten geeignet?
Die vereinfachte Antwort auf diese Frage ist, salopp gesagt, alle. Seinen Ursprung hat das agile Arbeiten in der Software-Entwicklung und in der IT-Branche. Vor allem Start-up-Unternehmen nutzen schon länger die Vorteile agiler Arbeitsweisen. Jedoch bedeutet dies nicht, dass andere Unternehmensbereiche nicht vom agilen Arbeiten profitieren können. Auch Großunternehmen sind dazu geeignet auf die flexiblen Arbeitsmethoden umzusteigen, allerdings kann es für diese einen komplizierteren Umbau bedeuten. Ein sehr kleines Unternehmen hat vielleicht ein bis zwei Teams, ein Großunternehmen kann auch aus 40 – 50 Teams bestehen. Agiles Arbeiten hat keine fest definierten Regeln oder Rahmenbedingungen. Wenn Sie denken, dass Ihr Unternehmen mehr Agilität benötigt und Ihre Mitarbeiter für agile Prozesse geeignet sind, steht dem Umbau eigentlich nichts im Wege.
Herausforderungen
Die Umstellung auf agiles Arbeiten kann zu einer Herausforderung werden. Die Hauptproblematik liegt in der Aneignung einer neuen Denkweise. Agiles Arbeiten braucht einen größeren Freiraum, das heißt weniger Hierarchien und mehr Vertrauen in Ihre Mitarbeiter zu haben. Essentiell ist, dass der Wandel des Mindsets nicht nur bei Ihnen, sondern auch bei Ihren Mitarbeitern stattfindet. Veränderungen können einem manchmal schwerfallen, aber ohne grundlegende Veränderungen des eigenen Mindsets, können Sie mit dieser Methode keine Erfolge erzielen. Um Unternehmen bei dieser Umstellung zu helfen, gibt es sogenannte Agile Coaches.
Nicht alle Mitarbeiter sind für agiles Arbeiten geschaffen, da es Eigeninitiative und vor allem erhöhtes Engagement voraussetzt. Ihre Mitarbeiter müssen lernen sich selbst zu organisieren und dürfen nicht erwarten genau gesagt zu bekommen was, wann gemacht werden muss. Vor allem aber müssen Ihre Mitarbeiter es schaffen gegenseitiges Vertrauen aufzubauen.
Sind Ihre Mitarbeiter es gewöhnt komplett durchgeplante Produktionsprozesse umsetzen zu müssen, kann es ihnen schwerfallen sich auf einen nur teilweise durchdachten Vorgang einzulassen. Dabei ist die Bereitschaft auch Fehler zu machen unabdingbar, um Fortschritte innerhalb des Prozesses machen zu können.
Der Erfolg von agilen Arbeitsmethoden ist schwieriger zu messen als bei klassischen Arbeitsmethoden, da Sie sich erst auf einen Prozess einlassen müssen. Agiles Arbeiten ist eine langfristige Steigerung der Produktivität und kein spontanes Allheilmittel für Ihr Unternehmen.
Der Umbau Ihres Unternehmens von klassischem zu agilem Arbeiten kann sich als aufwendig und zeitintensiv gestalten. Ihre Mitarbeiter müssen erst in den entsprechenden Methoden geschult werden. Eventuell müssen Sie auch einplanen Ihre Büroräume entsprechend umzubauen.
Vorteile
Gerade in der heutigen Zeit ist es von enormer Wichtigkeit schnell auf Veränderungen reagieren zu können. Im digitalen Zeitalter gibt es ständig neue Technologien und Kundenwünsche ändern sich oft innerhalb kürzester Zeiträume. Deswegen ist für viele Unternehmen das agile Arbeiten die Antwort auf die Digitalisierung, da Sie so besser, schneller und auch kreativer auf sich ändernde Bedürfnisse von Märkten und Kunden reagieren können. Durch diese flexiblen Methoden steigern Sie nicht nur die Komplexität Ihres Unternehmens, sondern auch dessen Steuerbarkeit. Jedoch müssen Sie auch darauf achten, den externen Austausch mit Ihren Kunden nicht zu vernachlässigen, um diesen Vorteil wirklich nutzen zu können. Sie stellen ein Produkt für Ihre Kunden her, nicht für sich selbst. Deshalb ist es wichtig die Meinungen und Wünsche Ihrer Kunden zu kennen, um sie in den Produktionsprozess einbinden zu können.
Der Umstieg auf agile Arbeitsmethoden kann aber auch die inneren Strukturen Ihres Unternehmens stärken. Der erhöhte Bedarf von Interaktion, Kommunikation und Verantwortung wirkt sich nicht nur positiv auf die gesamte Teamarbeit aus, sondern leitet Ihre einzelnen Mitarbeiter auch von einem selbstbezogenen Denken zum Wir-Gedanken. Die ständige Reflexion, sowie der intensive Austausch Ihrer Mitarbeiter trägt zur persönlichen Entwicklung der Einzelpersonen bei. Dies wirkt sich positiv auf die Produktivität Ihres Unternehmens aus.
Durch die kurzfristige Planung, sowie die Unterteilung eines Gesamtprojekts in Teilprojekte können Sie auftretende Probleme mithilfe der erreichten Flexibilität schnell identifizieren und beheben. Hat man bei klassischen Arbeitsmethoden mit einem Projekt begonnen, gestaltet es sich schwer mal eben etwas daran zu ändern. Das agile Arbeiten ermöglicht es Ihnen jedoch, sehr schnell auf einen neuen Kundenwunsch oder Marktänderungen einzugehen.
Fazit
Agile Arbeitsmethoden können die Produktivität Ihres Unternehmens bewiesenermaßen langfristig steigern und erleichtern Ihnen die Steuerbarkeit Ihres Unternehmens. Da Kommunikation und Teamwork die Grundbausteine dieser Methode sind, ist es wichtig, dass Ihre Mitarbeiter im Büro präsent sind. Die COLLECTION Business Center bieten mietbare Büroräume an, die die Flexibilität Ihrer Arbeitsweise unterstützen. Die individuellen Vertragslaufzeiten können Sie Ihrem jeweiligen Projekt anpassen. So können Sie sich komplett auf das erfolgreiche Umsetzen Ihres Vorhabens konzentrieren.
Titelbild: © Shutterstock/REDPIXEL_PL
Beitragsbild: © Shutterstock/SFIO CRACHO
