Sie haben ein kleines oder mittelständisches Unternehmen, welches Sie großteils von Zuhause aus managen? Sie möchten aber nicht, dass Ihre Kunden Sie über Ihre Privatadresse kontaktieren? Dann ist ein so genanntes virtuelles Büro vermutlich die beste Lösung für Sie. Hier können Sie sich eine Geschäftsadresse und eine Telefonnummer mieten, über die Sie dann für Ihre Kunden erreichbar sind. Und das auch wenn Sie nicht am selben Ort wie diese sind. Virtual Offices eignen sich somit beispielsweise auch für Unternehmer, die viel reisen und auf dem ganzen Erdball unterwegs sind. Vorbei sind da die Zeiten von hohen Telefonkosten oder schwieriger Erreichbarkeit aufgrund abweichender Zeitzonen. Aber was ist ein Virtual Office genau? Und wie nutze ich ein Virtual Office richtig?
Wie nutze ich ein Virtual Office?
Anbieter von virtuellen Büros stellen ihren Kunden in erster Linie einen Geschäftsadressen- und Anrufannahmeservice zur Verfügung. Die Geschäftsadressen liegen in renommierten Stadtvierteln und können sogar weltweit gemietet werden. Diese Option bietet sich an, wenn Sie neue Märkte erschließen möchten. Aber auch innerhalb Deutschlands machen Geschäftsadressen im Frankurter Nextower, im Düsseldorfer Dreischeibenhaus oder am Kölner Rudolfplatz Eindruck und strahlen Seriösität aus. Ihre Kunden schenken Ihnen damit gerne Ihr Vertrauen. Ein respräsentatives Firmenschild am Eingang und die Gewissheit, Sie telefonisch und postalisch erreichen zu können, beruhigt Interessenten. Das verhilft Ihnen zu einem vertrauenswürdigen Image.
Die Telefondienstannahme kann hier über verschiedene Wege erfolgen. Ein kompetentes Team kann beispielsweise Ihre Telefonanrufe via Internet ganz leicht annehmen. Oder aber Sie leiten Ihre Anrufe in ein Call Center oder eine externe Kundenbetreuung um. So werden nur die Anrufe an Sie persönlich weitergeleitet, die auch wirklich relevant für Sie und Ihr Unternehmen sind. Manche Unternehmer möchten Ihre Anrufe gerne selbst noch bearbeiten. Hierfür könnte sich die Einrichtung eines elektronischen Anrufbeantworters anbieten.
Anrufe werden dorthin weitergeleitet und Sie können, wenn es Ihre Zeit erlaubt, die Anrufe abhören und den Kunden zeitnah zurückrufen. Der Nachteil ist, dass die meisten Kunden lieber mit einer echten Person reden möchten und deshalb keine Daten auf dem Anrufbeantworter hinterlassen. Bei den COLLECTION Business Centern können Sie sich auch gegen eine automatische Weiterleitung entscheiden und Ihre Telefongespräche direkt vor Ort in Ihrem Namen annehmen lassen. So haben Ihre Kunden und Dienstleister immer einen geschulten und kompetenten Ansprechpartner am Telefon.
Büro auf Abruf – Mieten von virtuellen Büros
Die COLLECTION Business Center bieten Geschäftsadressen und einen praktischen Telefonannahmeservice in repräsentativen Gegenden und ermöglichen Ihnen neben der telefonischen Kundenbetreuung auch einen Postannahmeservice. Es gibt allerdings Situationen, in denen benötigen Sie ein reales Büro. Etwa weil sich ein Kunde zum persönlichen Gespräch angekündigt hat oder bei Ihnen in den eigenen vier Wänden Handwerker ihr lautes Unwesen treiben. Dafür können Sie auch ein Büro auf Abruf mieten und Ihre Kunden in einer angenehmen und exklusiven Atmosphäre empfangen oder selbst dort Ihrem Tagesgeschäft nachgehen. Wenn Sie ein virtuelles Büro von COLLECTION Business Center buchen, können Sie frei entscheiden, wie die Möbel in den vollausgestatteten Büros angeordnet werden sollen. Damit Sie sich jederzeit wohlfühlen können.
Virtuelle Büros bieten einige Vorteile wie eine bessere Image-Unterstützung und eine deutliche Arbeitserleichterung für Sie als Unternehmer. Mit den Services der COLLECTION Business Center können Sie sich ganz auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren und müssen sich nicht mit zeitaufwendigen Routine-Tätigkeiten abmühen. In einem spannenden Interview mit Janko Siegert, dem früheren Geschäftsführer und heutigen Head of Sales bei den COLLECTION Business Centers, erfahren Sie noch mehr Wissenswertes rund um das Thema „Was ist ein Virtual Office?“ und „Wie nutze ich ein Virtual Office?“.
Titelbild: © Shutterstock/Roman Samborskyi
