Im Coworking Space sitzt das nächste Unternehmen oft nur wenige Meter entfernt. Auf dem Bildschirm erscheint eine Kundenliste, im Drucker liegt ein Vertrag und am Nachbartisch beginnt ein Videocall. Solche Situationen sind alltäglich – und zeigen, warum Datenschutz in gemeinschaftlich genutzten Arbeitsumgebungen besondere Aufmerksamkeit verlangt.
Datenschutzgerechtes Arbeiten ist dennoch möglich. Entscheidend sind eine passende Raumwahl, technische Schutzmaßnahmen und klare Verhaltensregeln. Dieser Ratgeber erläutert, worauf Unternehmen bereits bei der Auswahl eines Coworking Spaces achten sollten und beantwortet zehn wichtige Fragen zum datenschutzgerechten Arbeiten im gemeinsamen Büroumfeld.
Ja – sofern der Arbeitsplatz zum Schutzbedarf der Aufgaben passt und Unternehmen geeignete Maßnahmen treffen. Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verlangt nach Artikel 32 ein risikogerechtes Schutzniveau, aber weder grundsätzlich ein Einzelbüro noch den Verzicht auf Coworking. Entscheidend ist, ob personenbezogene Daten vor unberechtigter Einsicht, Offenlegung oder Verlust geschützt werden.
Dabei bleibt das Unternehmen für seine Datenverarbeitung und die Arbeitsweise seiner Mitarbeiter verantwortlich. Der Anbieter kann eine geeignete Infrastruktur mit geregelten Zugängen, Netzwerken und Räumen bereitstellen. Diese ersetzt jedoch weder sichere Endgeräte noch interne Datenschutzanweisungen.
Bei der Auswahl eines Coworking Spaces sollten Unternehmen insbesondere auf geregelte Zutrittsberechtigungen, separate Räume für vertrauliche Gespräche, eine geschützte Netzwerkinfrastruktur, sichere Dokumentenprozesse und klare Ansprechpartner achten. Welche Anforderungen dabei besonders wichtig sind, hängt von der Art und Schutzbedürftigkeit der verarbeiteten Daten ab.
• Zutritt: Sind Arbeitsbereiche, Schlüssel- und Kartenvergabe sowie Besucherwege nachvollziehbar geregelt?
• Räume: Können vertrauliche Telefonate oder Kundentermine in einem separaten Büro oder Besprechungsraum stattfinden?
• Netzwerk: Gibt es eine geschützte WLAN- und Netzwerkinfrastruktur und eine Anlaufstelle für technische Fragen?
• Dokumente: Wie werden Drucke, Scans, Post und nicht mehr benötigte vertrauliche Unterlagen behandelt?
• Organisation: Gibt es benannte Ansprechpartner und Abläufe für Sicherheitsvorfälle und verlorene Zutrittsmedien?
Praxisentscheidung: Für allgemeine Recherche genügt oft ein Coworking Desk. Wer regelmäßig Personalakten, Mandanteninformationen oder vertrauliche Verträge bearbeitet, sollte einen räumlich geschützten Arbeitsplatz vorziehen.
10 häufige Fragen zum Datenschutz im Coworking Space
Richten Sie den Monitor möglichst nicht zu Laufwegen oder benachbarten Plätzen aus. Bei höherem Schutzbedarf hilft ein Blickschutzfilter, der seitliche Einblicke erschwert. Prüfen Sie außerdem, ob Vorschaufenster, Pop-up-Benachrichtigungen oder geöffnete Dokumente unnötig vertrauliche Inhalte zeigen.
Beispiel: Ein Mitarbeiter arbeitet an einer Kundenkalkulation. Statt die Tabelle offen zum Gang auszurichten, setzt er sich mit dem Bildschirm zur Wand oder nutzt einen geeigneten Rückzugsbereich.
Bereits eine kurze Abwesenheit kann ausreichen, damit Unbefugte vertrauliche Informationen einsehen oder auf geschäftliche Anwendungen zugreifen. Durch das Sperren der Geräte wird verhindert, dass andere Personen während dieser Zeit ohne Weiteres Zugriff auf sensible Daten erhalten.
Sperren Sie Geräte konsequent, auch wenn Sie den Platz nur kurz verlassen. Aktivieren Sie zusätzlich eine automatische Sperre nach einer angemessenen Inaktivitätszeit. Geräte, Zugangskarten und mobile Datenträger dürfen nicht unbeaufsichtigt zurückbleiben; Passwörter gehören nicht auf sichtbare Haftnotizen.
Bei Mandantengesprächen, Bewerbungen, Personalentscheidungen oder Finanzinformationen ist ein geschlossener Raum meist geeigneter als eine offene Fläche. Kopfhörer verhindern, dass andere die Gegenseite hören – die eigene Stimme bleibt im Raum jedoch hörbar. Planen Sie daher für sensible Termine ein Tagesbüro oder einen Besprechungsraum ein.
Nutzen Sie das vorgesehene Netzwerk des Anbieters und sichern Sie die eigenen Geräte unabhängig davon. Ein VPN (Virtual Private Network) stellt eine verschlüsselte Verbindung zu einem anderen Netzwerk her und kann beispielsweise für den Zugriff auf Unternehmenssysteme erforderlich sein. Die Mehrfaktor-Authentifizierung (MFA) schützt Konten durch mindestens zwei unterschiedliche Nachweise, etwa Passwort und Bestätigung per App.
• Sicherheitsupdates zeitnah installieren und die Festplatte des Laptops verschlüsseln.
• Für geschäftliche Konten starke Zugangsdaten und, wo vorgesehen, MFA verwenden.
• VPN nach Unternehmensvorgabe einsetzen; keine fremden USB-Sticks oder ungeprüften Cloud-Dienste nutzen.
Holen Sie Ausdrucke unmittelbar ab und prüfen Sie, ob alle Seiten vollständig sind. Legen Sie vertrauliche Post nur für berechtigte Empfänger bereit. Werden Papierunterlagen nicht mehr benötigt, prüfen Sie zunächst gesetzliche und betriebliche Aufbewahrungsfristen. Anschließend gehören Dokumente mit sensiblen Angaben in einen vorgesehenen, gesicherten Vernichtungsprozess – nicht in den allgemein zugänglichen Papierkorb.
Beispiel: Eine fehlgedruckte Bewerberliste wird nicht offen am Drucker abgelegt. Der Mitarbeiter nimmt sie an sich und veranlasst die sichere Vernichtung über das freigegebene Verfahren seines Unternehmens.
Clean Desk bedeutet: Vertrauliche Unterlagen, Datenträger und Zugangsmedien werden bei Abwesenheit sicher verstaut; gemeinsam genutzte Plätze werden ohne sensible Informationen übergeben. Wer dafür verbindliche Abläufe im Unternehmen festlegen möchte, findet in unserem ergänzenden Ratgeber „Clean Desk Policy: Regeln, Vorteile und praktische Umsetzung“ eine Anleitung mit Muster-Vorlage.
Beenden Sie nach dem Meeting Bildschirmfreigaben und Verbindungen zu Präsentationssystemen. Nehmen Sie Ausdrucke, Notizen und Datenträger mit. Prüfen Sie Whiteboards und Flipcharts auf vertrauliche Inhalte und entfernen Sie diese, bevor der nächste Termin beginnt. Legen Sie für Teammeetings ausdrücklich fest, wer den Abschlusscheck übernimmt.
Geben Sie Schlüssel, Zugangskarten und Codes niemals an andere Personen weiter. Lassen Sie unbekannte Besucher nicht einfach durch gesicherte Türen folgen und melden Sie verlorene Zugangsmedien sofort. Besucher sollten entsprechend den Regeln des Standorts empfangen und nur in berechtigte Bereiche geführt werden.
Eine verständliche Einweisung ist wirksamer als ein ungelesenes Regelwerk. Legen Sie fest, welche Tätigkeiten an offenen Desks erlaubt sind, wann ein geschlossener Raum benötigt wird, welche Druck- und Cloud-Dienste genutzt werden dürfen und wem Vorfälle gemeldet werden. Neue Mitarbeiter und externe Projektpartner sollten die Regeln vor dem ersten Arbeitstag kennen.
Reagieren Sie sofort: Informieren Sie den internen Datenschutz- oder IT-Ansprechpartner, sichern Sie vorhandene Informationen zum Vorfall und ergreifen Sie abgestimmte Maßnahmen, um weitere Offenlegungen zu verhindern. Versuchen Sie nicht, den Vorfall eigenmächtig zu vertuschen oder ungesichert zu dokumentieren. Bei einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten prüft der datenschutzrechtlich Verantwortliche, ob und wann eine Meldung an die Aufsichtsbehörde erforderlich ist; nach Artikel 33 DSGVO gilt dafür grundsätzlich „unverzüglich und möglichst binnen 72 Stunden“ ab Bekanntwerden, sofern ein relevantes Risiko vorliegt.
Besser vermeiden | Besser so handeln |
Entsperrten Laptop beim Kaffeeholen stehen lassen | Bildschirm sperren und Geräte sicher verwahren |
Personalgespräch am offenen Desk führen | Vertrauliches Gespräch in einen geeigneten Raum verlegen |
Kundendaten im Gemeinschaftsdrucker liegen lassen | Drucke unmittelbar abholen und Fehldrucke sichern |
Zugangskarte an Kollegen oder Besucher weitergeben | Zugangsmedien persönlich nutzen und Verlust melden |
Professionelle Infrastruktur und verantwortungsbewusstes Nutzerverhalten ergänzen sich. Die folgende Übersicht zeigt die Aufgabenverteilung im typischen COLLECTION Business Center. Welche Leistungen im konkreten Tarif enthalten sind, sollte vorab abgestimmt werden.
Bereich | COLLECTION Business Center | Nutzendes Unternehmen |
IT und Netzwerk | Betrieb der eigenen WLAN- und Netzwerkinfrastruktur mit Verschlüsselung, Firewalls und geregelten Administratorzugängen. | Absicherung eigener Laptops, Konten, Daten und Anwendungen; Updates, MFA und Zugriffsrechte. |
Räume und Zutritt | Geregelte Zutrittsberechtigungen, Empfangs- und Besucherprozesse sowie buchbare Raumangebote. | Passenden Raum wählen, eigene Zugangskarten schützen und Besucherregeln einhalten. |
Dokumente und Post | Definierte Post-, Druck-, Scan- und Vernichtungsprozesse im Rahmen der angebotenen Leistungen. | Vertrauliche Inhalte richtig einstufen, Ausdrucke abholen, Fristen und eigene Dokumentenwege festlegen. |
Vorfälle | Definierte interne Prozesse für betriebliche Sicherheitsvorfälle und technische Störungen. | Eigene Datenschutzvorfälle sofort intern melden, bewerten und gesetzliche Meldepflichten prüfen. |
Mit dem COLLECTION Secure Workspace Framework beschreibt COLLECTION Business Center 15 unternehmensweite Sicherheitsstandards. Sie umfassen unter anderem Datenschutz und Vertraulichkeit, Zutritts- und Besuchermanagement, verschlüsselte WLAN-Infrastruktur, Firewall-Systeme, Dokumenten- und Postprozesse sowie Mitarbeiterschulungen. Auch Notfall- und Eskalationswege sind darin berücksichtigt. Der Standard gilt laut COLLECTION für sämtliche Business Center in Deutschland und Österreich.
Die praktische Stärke liegt in der Kombination aus betreuter Infrastruktur und unterschiedlichen Raumlösungen: Für konzentrierte Routineaufgaben stehen Coworking-Bereiche zur Verfügung, für sensible Gespräche können abhängig vom Standort Tagesbüros, Privatbüros oder Besprechungsräume sinnvoll sein. Der eigene Datenschutzprozess des Unternehmens bleibt dennoch unverzichtbar.
Mehr zu den dokumentierten Sicherheitsbereichen erfahren Sie im COLLECTION Secure Workspace Framework.
Schnellcheck: Ist Ihr Coworking-Arbeitsplatz datenschutzgerecht organisiert?
☐ Der gewählte Arbeitsbereich passt zum Schutzbedarf meiner Aufgabe.
☐ Fremde Personen können vertrauliche Inhalte weder einfach sehen noch mithören.
☐ Geräte und Benutzerkonten sind gesperrt beziehungsweise technisch geschützt.
☐ Ausdrucke, Post und Unterlagen bleiben nicht unbeaufsichtigt.
☐ Zugangsmedien sind sicher verwahrt und Besucherwege geregelt.
☐ Für Sicherheitsvorfälle ist ein interner Ansprechpartner bekannt.
Fehlt ein Häkchen, sollte das Unternehmen zunächst die entsprechende Schutzmaßnahme klären. Für besonders schutzbedürftige Daten ist vor der Nutzung zusätzlich eine individuelle Risikobewertung sinnvoll.