Sie möchten die Organisation sowie Kommunikation innerhalb Ihrer Teams steigern? Ein Projektbüro eignet sich bestens, um einem Projekt zu Struktur zu verhelfen. Projekte sind bekanntlich Aufgaben, die arbeitsteilig bewältigt werden. Das bedeutet also, dass mehrere Personen an einem Auftrag arbeiten. Dadurch rückt die Bedeutung der guten Kommunikation noch ein großes Stück weiter in den Vordergrund.
Schlechte Kommunikation ist bekanntlich einer der führenden Gründe für das Scheitern eines Projekts, aber wie kann man dieser entgegenwirken? Innerhalb des stressigen Berufsalltags bleibt meist nicht genug Zeit, um die sozialen Kompetenzen Ihrer Mitarbeiter untereinander zu pflegen. Durch die Vielzahl an gleichzeitig laufenden Projekten, ist es schwer den genauen Überblick zu behalten. Ein Projektbüro kann diesem Problem entgegenwirken und mehr als nur die Kommunikation Ihrer Mitarbeiter stärken.
Organisationseinheit Projektbüro
Ein Projektbüro (auch PO aus dem Englischen: Project Office) ist eine Organisationseinheit, die ein Einzelprojekt betreut und hierfür die Abwicklung administrativer Tätigkeiten übernimmt. Dadurch wird Ihr Projektteam sowohl unterstützt, als auch entlastet. Die operativen Teammitglieder können sich – dank des PO – hauptsächlich auf die fachliche Realisierung der Teamarbeit konzentrieren. Dies führt zu erheblichen Effizienzgewinnen Ihres Unternehmens.
Das Projektbüro besteht meistens aus einem Projektleiter und einem Projektassistenten. Diese sind dafür verantwortlich den genauen Überblick über die benötigten Ressourcen, wie beispielsweise Zeit oder benötigte Software, zu behalten. Durch die transparente Gestaltung ist es für Sie einfacher die Kontrolle über Ihr Projekt zu behalten – Sie können jederzeit eingreifen, sobald es nötig ist.
Gründe, die dafür sprechen
In Unternehmen werden bewiesenermaßen Kosten- und Zeitvorgaben häufig gewaltig überschritten oder Projektziele erst gar nicht erreicht. Dagegen kann ein strukturierter und konsistent durchgeführter Projektmanagementansatz als Überwindung dienen. Mit einem PO ist schon vor Projektstart eine höhere Planungsqualität gewährleistet, um die Ressourcenplanung im Überblick zu behalten. So kann Ihr Team starten, wenn der größte organisatorische Teil schon vorausgeplant ist und das Projektziel klar definiert ist. Dadurch kann für eine ausreichende Ausstattung der Ressourcen gesorgt werden. Mögliche Konflikte sowie unerwünschte Abhängigkeiten können früh erkannt und vermieden werden.
Das Projektbüro kann eine rationale Priorisierung der anfallenden Aufgaben durch die Zusammenführung der vorhandenen Projektinformationen vornehmen. Daher besteht die Möglichkeit jederzeit steuernd einzugreifen und benötigte Ressourcen – je nach Priorität – entsprechend umzuverteilen.
Anfallende Aufgaben
Zu den anfallenden Aufgaben eines Projektbüros gehören Beratung sowie Kontrolle des Teams. Dazu gehört auch, die Förderung der Kommunikation der Teammitglieder untereinander. Probleme können mit dem Projektleiter oder dem Projektassistenten besprochen werden, damit eine Lösung gefunden werden kann. Die Zuständigen sollten nie den Überblick über das Projekt oder die einzelnen Personen verlieren. So empfiehlt es sich Fortschritt, aber auch Kommunikation immer wieder zu kontrollieren.
Damit die Projektplanung eingehalten werden kann, müssen die vorhandenen Ressourcen ständig verwaltet werden und – wenn nötig – ergänzt werden. Dazu können Softwaretools zählen, die im Verlauf des Projektfortschritts benötigt werden. Um wiederkehrende Projektabläufe zu vereinfachen, können beispielsweise Formatvorlagen durch das PO erstellt werden.
Ein überaus wichtiger Punkt ist die Dokumentation. Je gründlicher die Projektdokumentation geführt wird, desto leichter ist es für Sie den Überblick über Ihr Team zu behalten und im Notfall einzugreifen. So können Sie auftretende Probleme oder Abweichungen des Zeit- oder Kostenplans schnell und effizient identifizieren und ihnen entgegensteuern. Es ist also sehr wichtig, dass die gesamten Informationen aller Projekte zusammengeführt werden, um als Entscheidungsgrundlage für das Management zu dienen. Dadurch wird das Ziel erreicht, eine objektive Gesamtsicht aller Projekte zu erhalten.
Das Projektbüro übernimmt zusätzlich die Auswahl von Schulungen. Projektleiter und Projektassistent haben einen guten Überblick über die einzelnen Teammitglieder und können so leicht erkennen, wo bestimmte Defizite einzelner Personen liegen. So können immer passende Schulungen für jeden einzelnen Projektmitarbeiter gefunden und organisiert werden. Aber nicht nur die Defizite werden erkannt, sondern auch die Stärken. Durch ein PO fällt es einfacher besonders begabte Mitarbeiter mit Potenzial zu identifizieren.
Durch das Einrichten eines PO erreichen Sie also eine kooperative Trennung von operativen und organisatorischen Bereichen. In der äußersten Ausprägung werden sämtliche Prozesse, Vorlagen, Software und Anleitungen durch das beratende und unterstützende Projektpersonal zur Verfügung gestellt. Dadurch wird die Kultur innerhalb Ihres Unternehmens langfristig beeinflusst, da die Arbeitsweise dadurch zunehmend projektorientierter wird.
Vorteile
Durch das Projektbüro kann die Kommunikation Ihrer Mitarbeiter erheblich verbessert werden. Probleme können schnell identifiziert und beseitigt werden – Missverständnisse können teilweise sogar schon im Voraus vermieden werden. Da organisatorische Prozesse übernommen werden, steht mehr Zeit zur Verfügung, um sich auf die einzelnen Persönlichkeiten zu konzentrieren. Dies führt zu einer erhöhten Motivation Ihrer Mitarbeiter, die sich positiv auf die Arbeitseffizienz sowie das Engagement auswirkt.
Wer kennt typische Fragen wie „Haben wir noch Büroklammern?“ oder „Ist der Besprechungsraum gerade frei?“ nicht? Diese Fragen mögen unwichtig erscheinen. Wenn jedoch keiner die Antwort auf diese Fragen kennt, führt dies auch zu einer Verzögerung innerhalb der Teamarbeit. Kleine sowie große Probleme können Ihnen gleichermaßen Steine in den Weg legen und Ihre erfolgreiche Projektumsetzung verhindern. Ein Projektbüro ist dafür zuständig, dass diese Fragen nicht unbeantwortet bleiben und alle benötigten Informationen zur Verfügung stehen.
Wichtige Faktoren
Das Projektbüro sammelt und betreut alle wichtigen organisatorischen Informationen. Hierbei ist es jedoch wichtig, dass alle am Projekt beteiligten Mitarbeiter Zugriff auf diese Informationen haben, sollten sie diese benötigen. Es muss für alle Beteiligten klar sein, wo sie etwas finden, wenn sie danach suchen.
Sie fragen sich, ob ein Projektbüro die richtige Herangehensweise für Ihr Unternehmen ist? Grundsätzlich lässt sich sagen, dass sich die Einrichtung eines PO für größere Teams lohnt. Wenn sich bereits mehr als eine Person mit dem Projektmanagements eines Projekts beschäftigt, ist es ratsam über eine kooperative Trennung von Organisation und Ausführung nachzudenken. Sollte Ihr Unternehmen eher aus mehreren und kleineren Projektteams bestehen, eignet sich für Sie die Einrichtung eines Projektmanagementbüros.
Projektbüro und Projektmanagementbüro – Unterschiede
Das Projektmanagementbüro (auch PMO aus dem Englischen: Project Management Office) ähnelt dem Projektbüro in seinen Funktionen. Allerdings gibt es einen grundlegenden Unterschied: Das Projektmanagementbüro ist eine Organisationseinheit, die – im Gegensatz zum PO – projektübergreifend fungiert.
Das Projektbüro ist für ein einzelnes Projekt zuständig und organisatorisch eingebunden. Zudem koordiniert es die Kommunikation innerhalb eines Projektes. Folgende Organisationsaufgaben übernimmt das PO:
- Projektadministration
- Projektdokumentation
- Informationsmanagement
- Kommunikationsmanagement
Im Vergleich dazu fungiert das Projektmanagementbüro unterstützend für mehrere Projekte gleichzeitig und hilft so mehreren Projektmanagern. Es unterstützt die Kommunikation über mehrere Projekte hinweg. Im Gegensatz zum PO hat das PMO leicht abweichende Aufgaben:
- Projektadministration
- Projektportfolio und Programm Management
- Förderung von Standards
- Kommunikationsmanagement auf mehrere Projekte verteilt
Fazit
Falls Ihnen Überschreitungen der Zeit- und Kostenvorgaben innerhalb Ihres Unternehmens auffallen, bietet es sich an – je nach Teamgröße – ein Projektbüro oder auch ein Projektmanagementbüro einzurichten. Dadurch können Sie Prozesse effizienter und Ihr Unternehmen strukturierter gestalten. Durch die gesammelten Informationen der einzelnen Büros, fällt es Ihnen leichter den Überblick über Ihre Mitarbeiter zu behalten. So erleichtert sich die Steuerbarkeit Ihres Unternehmens gewaltig.
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