Sie sind beruflich international tätig? Dann sind Sie bestimmt schon mal in die Verlegenheit gekommen, ein Meeting mit all Ihren Geschäftspartnern zu organisieren. Hier prallen wortwörtlich Welten aufeinander. Und ebenso schnell kann es zu kleineren oder auch größeren Fauxpas kommen. Etwa, wenn Sie die Ideen Ihres chinesischen Geschäftsmannes kritisieren. Was in Deutschland zu jedem Meeting dazu gehört, bedeutet in China Gesichtsverlust und sorgt somit für Verärgerung. Oder Sie möchten ein Meeting pünktlich um neun Uhr starten und alle sind anwesend bis auf den Vertreter in Indien. Pünktlichkeit wird in Deutschland groß geschrieben, während in Indien die Zeit nicht linear ist und daran gemessen wird, wie wichtig eine Veranstaltung ist. Sie sehen, es gibt viele Fettnäpfchen, in die man tappen kann. Wie Sie trotzdem erfolgreich interkulturelle Meetings mit diversen Kulturen organisieren können, verraten wir Ihnen in fünf Tipps.
1. Kennenlernen der internationalen Gepflogenheiten
Die Vorbereitung Ihrerseits als Organisator ist die wichtigste Meeting Regel. Machen Sie sich mit den einzelnen Gepflogenheiten der internationalen Teilnehmer vertraut. Dabei kann folgende Checkliste helfen, damit Sie keinen wichtigen Punkt vergessen:
- Welche Nationalitäten werden aufeinander treffen?
- Wie ist das jeweilige Verständnis von einem Meeting in den einzelnen Ländern?
- Wo platzieren Sie Ihre Gäste?
- Wie begrüßen und verabschieden Sie sie?
- Was erwarten Ihre Geschäftspartner von Ihnen?
Während die Briten eher verhalten bei interkulturellen Meetings sind, sind Amerikaner dagegen recht locker. Hier spielt auch Humor eine wesentliche Rolle. Russen sind prinzipiell sehr direkt und beschränken geschäftliche Vereinbarungen auf das Büro, während in Indien, Venezuela oder der Türkei Vertrauen eine sehr große Rolle spielt. Dieses baut man nicht nur im Meeting auf, sondern auch bei dem Rahmenprogramm. Japaner kann man mit einem kleinen Willkommensgeschenk erfreuen, wobei hier strenge Regeln gelten: Meiden Sie die Zahl 4 (Unglückszahl) und alles in den Farben Schwarz und Weiß, da diese für Beerdigungen reserviert sind. Bei all diesen Tipps, vermeiden Sie es zu stark zu verallgemeinern und sich von Klischees leiten zu lassen. Im Endeffekt müssen Sie auf Ihre Partner als Personen eingehen. Also sollten Sie auch immer persönliche Aspekte in Ihre Organisation einbeziehen.
2. Strukturierung von interkulturellen Meetings
Sobald Sie sich mit den Personen an sich beschäftigt haben, sollten Sie eine Struktur für Ihr Meeting überlegen, mit der sich alle anfreunden können. Auch hier gibt es einige Punkte zu beachten:
- Geben Sie am besten die wichtigsten Infos im Vorfeld an alle Teilnehmer heraus. Dazu zählt ein genauer Zeitplan mit Anfahrtsskizze und Themenagenda, damit sich alle darauf einstellen können.
- Planen Sie kulturell bedingte unpünktliche Teilnehmer in Ihren Ablauf ein und denken Sie an genügend Puffer. Vor allem während dem gemeinsamen Lunch, der dazu dienen sollte, alle Teilnehmer in Ruhe kennenzulernen.
- Ist ein mehrtägiges Meeting angedacht, so füllen Sie die einzelnen Tage nicht zu voll, damit auch alle Teilnehmer aufnahmefähig bleiben.
- Erwartungen an das Meeting und die Teilnehmer kommunizieren Sie am besten gleich am Anfang, damit sich alle darauf einstellen können.
3. Förderung der Zusammenarbeit innerhalb des Meetings
Nicht nur Sie sollten sich mit Ihren Geschäftspartnern gut verstehen, auch untereinander ist es durchaus hilfreich, das Verständnis der einzelnen Kulturen zu fördern. Mit einer Vorstellungsrunde können Sie den ersten Schritt machen. So lernen sich die einzelnen Teilnehmer kennen und die übliche Gruppenbildung wird minimiert. Während des Mittagessens können die einzelnen Teilnehmer den Anschluss untereinander weiter ausbauen. Nur Vorsicht bei heiklen Themen wie Glaube, Religion und Politik. Dies erfordert viel Fingerspitzengefühl. Sollten Sie merken, dass hier ein Brennpunkt entsteht, ist es Ihre Aufgabe als Vermittler zu fungieren und das Gespräch wieder in einen sicheren Hafen zu ziehen.
4. Beachtung von Ernährungsgewohnheiten
Apropos Mittagessen: Auch hier lauern diverse Fettnäpfchen. Es gilt ebenfalls als wichtige Meeting Regel, dass Sie die Essgewohnheiten Ihrer Partner genau kennen. Hierzu zählt natürlich, dass bei muslimisch geprägten Meetingteilnehmern auf Schweinefleisch und Alkohol verzichtet werden sollte. Aber auch nicht ganz so offensichtliche Essgewohnheiten sollten unter die Lupe genommen werden. In Asien ist es beispielsweise eine Beleidigung, den Teller leer zu essen. Das heißt dort nämlich, dass der Gastgeber nicht genug Essen zur Verfügung gestellt hat. Während es beim Geschäftsessen in Deutschland und anderen westlichen Ländern eher formell zugeht, ist auch ein Essen mit Geschäftspartnern in den südlichen Ländern eine sehr gesellige Angelegenheit. Hier können Sie sich durchaus mitreißen lassen und vor allem genügend Zeit für Smalltalk einplanen. Spanier und Co. besprechen eher ungern geschäftliche Dinge beim Essen.
5. Erstellen eines passenden Rahmenprogramms
Bei mehrtägigen interkulturellen Meetings wird meist erwartet, dass rund um geschäftliche Dinge noch Zeit für Freizeitaktivitäten bleibt. Hier können und sollen Sie als Organisator aktiv und kreativ werden. Doch auch bei der Zusammenstellung des passenden Rahmenprogramms benötigen Sie etwas Fingerspitzengefühl. Überlegen Sie genau, was für die einzelnen Meeting-Teilnehmer relevant ist. Wenn alle neu in Ihrer Heimatstadt sind, ist z. B. eine Stadtführung für alle lohnenswert. Sind nur ein paar Teilnehmer neu, wäre eine vertiefte Tour zu einem bestimmten Thema vielleicht relevanter. Auch bei der Abendgestaltung sollten Sie die Gepflogenheiten Ihrer Geschäftspartner nicht außer Acht lassen. In Indien ist Alkoholkonsum in der Öffentlichkeit beispielsweise verpönt. Sie sollten also ihren indischen Geschäftspartner nicht zu einem Barbesuch zwingen, sondern eher etwas kulturell Anspruchsvolles bieten.
Es gibt einige Meeting Regeln zu beachten, wenn Sie eine erfolgreiche interkulturelle Tagung durchführen möchten. Wenn Sie unsere Tipps befolgen, passiert es nicht so leicht, dass Sie in eine Falle tappen und jemanden unbewusst verärgern. Wenn Sie zusätzlich noch eine ansprechende Atmosphäre schaffen, beispielsweise in einem Büro der COLLECTION Business Center, werden Ihre Partner begeistert sein.
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