Coworking Spaces können steuerlich als Betriebsausgaben geltend gemacht werden, wenn sie betrieblich veranlasst sind und korrekt dokumentiert werden. Für Unternehmen und Selbstständige bieten sie damit nicht nur organisatorische Flexibilität, sondern auch steuerliche Vorteile – vorausgesetzt, die Nutzung ist sauber abgegrenzt und nachvollziehbar. Entscheidend ist weniger das Konzept „Coworking“ an sich, sondern wie, wofür und in welchem Umfang die Flächen genutzt werden.
Im Folgenden wird eingeordnet, welche steuerlichen Aspekte bei Coworking Spaces relevant sind, welche Kosten absetzbar sein können und wie sich professionelle Business-Center-Strukturen – etwa das Collection Business Center – steuerlich einordnen lassen.
Coworking-Kosten sind grundsätzlich als Betriebsausgaben abziehbar, wenn sie durch die berufliche oder unternehmerische Tätigkeit veranlasst sind. Das entspricht auch der steuerlichen Einordnung, wie sie in der Fachpraxis und in steuerlichen Ratgebern beschrieben wird.
Entscheidend ist dabei:
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Die Nutzung erfolgt nicht privat, sondern betrieblich.
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Die Kosten stehen in einem klaren Zusammenhang mit der beruflichen Tätigkeit.
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Es liegt eine rechnungsgemäße Abrechnung vor.
Anders als beim häuslichen Arbeitszimmer greifen bei Coworking Spaces keine pauschalen Abzugsbeschränkungen. Das macht sie steuerlich besonders interessant für Unternehmen mit flexiblen Arbeitsmodellen.
Absetzbar sind in der Regel laufende Nutzungskosten, die für den Coworking Space anfallen. Dazu zählen unter anderem:
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Gebühren für Coworking-Arbeitsplätze
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Monatliche Memberships oder flexible Tagespässe
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Kosten für Meeting- und Konferenzräume
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Serviceleistungen, die Bestandteil des Nutzungskonzepts sind
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Nebenkosten, sofern sie in der Rechnung enthalten sind
Diese Kosten gelten als laufende Betriebsausgaben und können im Rahmen der Gewinnermittlung berücksichtigt werden.
Wichtig ist: Die Absetzbarkeit hängt nicht davon ab, ob ein Unternehmen zusätzlich eigene Büroräume unterhält oder nicht. Coworking kann steuerlich auch ergänzend zu festen Bürostrukturen genutzt werden – etwa für Projektarbeit, temporäre Teams oder hybride Arbeitsmodelle.
Ein zentraler steuerlicher Vorteil von Coworking Spaces liegt in der klaren Trennung zwischen privatem und beruflichem Umfeld. Während das häusliche Arbeitszimmer strengen Voraussetzungen unterliegt, gelten Coworking Spaces als außerhäusliche Arbeitsorte.
Das bedeutet:
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Keine Prüfung, ob ein „anderer Arbeitsplatz“ zur Verfügung steht
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Keine anteilige Berechnung von Wohnkosten
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Keine Deckelung wie beim Homeoffice
Gerade für Unternehmen mit Mitarbeitern im hybriden Modell schafft Coworking damit steuerliche Klarheit und weniger Diskussionen mit dem Finanzamt.
Auch umsatzsteuerlich sind Coworking Spaces in der Regel unkompliziert. Wird auf der Rechnung Umsatzsteuer ausgewiesen, kann diese – bei Vorsteuerabzugsberechtigung – als Vorsteuer geltend gemacht werden.
Voraussetzungen dafür sind:
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Ordnungsgemäße Rechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer
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Betriebliche Nutzung der Leistungen
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Keine private Mitveranlassung
Bei professionellen Anbietern sind diese Anforderungen in der Praxis meist problemlos erfüllt, da Abrechnung und Leistungsbeschreibung transparent gestaltet sind.
Nutzen Mitarbeiter Coworking Spaces im Auftrag des Unternehmens, gelten die Kosten ebenfalls als betrieblich veranlasst. Voraussetzung ist, dass die Nutzung vom Unternehmen organisiert oder genehmigt ist und nicht als private Entscheidung des Mitarbeiters erfolgt.
Typische Konstellationen sind:
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Coworking als alternative Arbeitsfläche zum Büro
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Nutzung für Projektarbeit oder temporäre Teams
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Nutzung im Rahmen hybrider Arbeitsmodelle
Wichtig ist eine klare interne Regelung, aus der hervorgeht, wann und zu welchem Zweck Coworking genutzt wird. So lassen sich Rückfragen zur steuerlichen Einordnung vermeiden.
Steuerlich relevant ist nicht nur die Nutzung selbst, sondern auch die Art der vertraglichen Gestaltung. Flexible Nutzungsverträge, klar ausgewiesene Leistungen und transparente Abrechnungen erleichtern die steuerliche Behandlung erheblich.
Professionelle Business-Center-Anbieter bieten hier Vorteile, da:
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Leistungen eindeutig beschrieben sind
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Rechnungen klar strukturiert sind
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betriebliche Nutzung plausibel darstellbar ist
Im Collection Business Center erfolgt Coworking als Teil eines professionellen Büro- und Servicekonzepts, was die steuerliche Einordnung nachvollziehbar und konsistent macht.
Coworking Spaces in einem Business Center unterscheiden sich steuerlich nicht nach dem Etikett, sondern nach ihrer funktionalen Nutzung. Wird Coworking als Teil eines professionellen Arbeitsumfelds genutzt – ergänzt durch Meetingräume, Empfangsservices oder temporäre Büros – ist die betriebliche Veranlassung klar erkennbar.
Für Unternehmen bedeutet das:
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Coworking ist kein steuerliches Sondermodell
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Es wird wie jede andere angemietete Arbeitsfläche behandelt
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Die Flexibilität wirkt sich nicht negativ auf die Absetzbarkeit aus
Das Collection Business Center verbindet Coworking mit klaren Strukturen, was insbesondere bei steuerlichen Prüfungen für Transparenz sorgt.
In der Praxis entstehen steuerliche Probleme weniger durch Coworking selbst, sondern durch organisatorische Unklarheiten. Häufige Fehler sind:
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fehlende oder unvollständige Rechnungen
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private Mitnutzung ohne Abgrenzung
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unklare Zuordnung zu Projekten oder Mitarbeitern
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Nutzung informeller oder nicht nachvollziehbarer Angebote
Wer Coworking professionell organisiert, reduziert dieses Risiko deutlich.
Fazit
Coworking Spaces sind steuerlich gut nutzbar und in vielen Fällen vorteilhaft, wenn sie klar betrieblich eingesetzt werden. Laufende Kosten können als Betriebsausgaben abgesetzt, Vorsteuer geltend gemacht und Mitarbeiter flexibel eingebunden werden – ohne die Einschränkungen eines häuslichen Arbeitszimmers.
Entscheidend ist eine saubere Organisation, transparente Abrechnung und ein professionelles Umfeld. Business-Center-Lösungen wie das Collection Business Center bieten hierfür einen strukturierten Rahmen, der Flexibilität mit steuerlicher Klarheit verbindet. So wird Coworking nicht nur organisatorisch, sondern auch steuerlich zu einem sinnvollen Bestandteil moderner Arbeitskonzepte.
