Der Begriff Büroarbeit umschreibt Tätigkeiten, die zum größten Teil durch die Produktion, Verarbeitung und Übermittlung von Informationen aller Art bestimmt sind. Rund zwei Drittel davon bestehen aus Kommunikationsabläufen.
In Deutschland arbeiten etwa 18 Millionen Menschen in Büros, das sind über 40 Prozent aller Erwerbstätigen – Tendenz steigend. Vor allem in den Großstädten und Ballungsräumen wächst die Zahl der Büroarbeiter massiv. Von den Vor- und Nachteilen sind also sehr viele Arbeitnehmer betroffen. Deshalb kommen den Fragen, wie ein Büro aussehen und ausgestattet sein sollte und wie Büroarbeit insgesamt gestaltet werden kann, eine erhebliche Bedeutung zu – nicht zuletzt im Hinblick auf gesundheitliche Risiken.
Sitzen, sitzen, sitzen
Was Büroarbeit weiterhin auszeichnet, ist langes Sitzen – häufig über die gesamte Arbeitszeit hinweg – und somit ein Mangel an Bewegung und an wechselnder Körperhaltung. Dazu trägt die übermäßige Nutzung von Computern und Bildschirmen, von Smartphones und Tablets, Internet, E-Mail und anderen digitalen Kommunikationsmitteln bei. Dies erfordert ein hohes Maß an Konzentrationsfähigkeit.
Wenn Sie gerne an der frischen Luft sind und viel Bewegung und Abwechslung lieben, dürfte eine Arbeit im Büro sehr unbefriedigend sein, denn sie ist stets in einem großen Umfang mit Sitzen am Schreibtisch verbunden. Dass dies langfristig nicht besonders gesund ist, dürfte sich herumgesprochen haben. Es gibt seit einiger Zeit sogar das geflügelte Wort „Sitzen ist das neue Rauchen.“
Gesundheitliche Risiken
Zu langes Sitzen führt zu Durchblutungsstörungen, Verspannungen im Nacken, in den Schultern und im Rücken und schlägt sich negativ auf die Gelenke nieder. Es kann Herz- und Kreislauferkrankungen sowie Übergewicht fördern. Das Ganze wird dadurch noch verstärkt, dass wir uns in der Freizeit kaum bewegen, sondern ebenfalls viel Zeit sitzend vor dem heimischen PC oder Fernseher verbringen. Aber auch das Gegenteil ist nicht gesund. Permanentes Arbeiten im Stehen – etwa an Stehpult oder Stehschreibtisch – strapaziert die Venen in den Beinen übermäßig und kann negative Auswirkungen auf die Produktivität haben. Deshalb ist eine ergonomische Gestaltung des Arbeitsplatzes von besonderer Bedeutung.
Neuere Forschungen haben ergeben, dass sich langes Sitzen bei der Büroarbeit auf die Gehirnleistung auswirkt. Bei einem Test wurden Probanden vier Stunden lang mit typischen Büroaufgaben beschäftigt. In unterschiedlichen Abständen mussten sie ihre sitzende Tätigkeit unterbrechen und unterschiedlich lange auf einem Laufband gehen. Dabei stellte sich heraus, dass die optimale Blutversorgung und Konzentration von Kohlendioxid im Gehirn dann gegeben war, wenn die Teilnehmer sich jede halbe Stunde für etwa zwei Minuten bewegten. Ein solcher Rhythmus kann neurodegenerativen Erkrankungen wie Alzheimer oder Demenz vorbeugen.
Burnout und Boreout
Der Begriff Burnout ist nicht neu. Menschen, die darunter leiden, fühlen sich wegen beruflicher Überlastung ausgebrannt und leer. Für viele Arbeitnehmer ist die 35- oder 40-Stunden-Woche nur ein schöner Traum. Rund ein Viertel der Arbeitnehmer arbeiten mehr als 48 Stunden, nicht zuletzt, weil sie nicht nur einen, sondern zwei oder drei Jobs haben. Sie stehen ständig unter Zeitdruck und machen zu wenig Pausen – dauerhafter Stress ist die Folge.
Der Boreout beschreibt das Gegenteil, nämlich ein Leiden durch Unterforderung und zu viel Langeweile. Betroffene kommen nach ihrem Tagwerk nach Hause und sind erschöpft und müde, obwohl sie fast nichts getan haben. Dafür sind im Wesentlichen zwei Ursachen verantwortlich. Zum einen müssen sie recht viel Energie dafür aufwenden, nach außen hin vollständig beschäftigt zu wirken. Parallel dazu nagt an ihnen die Angst, dass ihre mangelhafte Beschäftigung entdeckt wird und sie unter Umständen ihren Arbeitsplatz verlieren, weil er als überflüssig angesehen wird.
Präventive Maßnahmen zum Schutz der Gesundheit
Präventive Maßnahmen sollten stets die Gesamtsituation in einem Büro im Blick haben. Ergonomische Büromöbel sind nur der erste Schritt, um die negativen Folgen des zu langen Sitzens zu vermeiden. Dabei ist auf die richtige Höhe von Bürostuhl und Schreibtisch, die optimale Entfernung zum Bildschirm sowie eine ausreichende Beleuchtung zu achten. Der ständige Blick auf einen Monitor aus einer Richtung und stets über die gleiche Distanz stellt eine harte Anstrengung für die Augen dar, was auf Dauer zu Sehstörungen oder zu häufig wiederkehrenden Kopfschmerzen führen kann. Aber auch Faktoren wie die Geräuschbelastung in Großraumbüros, Temperatur und Zugluft sind zu beachten.
Neue Arbeitsformen verändern die Büroarbeit
Das Internet und mobile Endgeräte haben in den letzten zwei Jahrzehnten zu deutlichen Veränderungen in der Arbeitswelt geführt. Vor allem für die Büroarbeit haben sich dadurch neue Tätigkeitsformen ergeben.
Home-Office
Eines dieser Arbeitsmodelle ist die Büroarbeit im Home-Office. Arbeitnehmer verbringen nicht mehr jeden Tag im Unternehmen, sondern arbeiten teilweise von ihrer Wohnung aus. Die Aufteilung zwischen Betrieb und Wohnung ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich und richtet sich auch nach dem Aufgabengebiet. Wenn Sie sich für diese Form entscheiden, sollten Sie mit Ihrem Arbeitnehmer abklären, inwieweit Sie die Kosten für die Büroausstattung übernehmen. Bei offizieller und vertraglich geregelter Home-Office Tätigkeit gilt die unternehmerische Verantwortung für den Gesundheitsschutz genauso wie der gesetzliche Unfallschutz.
Mobiles Arbeiten
Vertriebs- und Außendienstmitarbeiter sind viel unterwegs und erledigen mithilfe neuer Technologien einen großen Teil ihrer Büroarbeit von unterwegs aus. Das kann im Flugzeug sein, im Zug, im Hotel oder auch direkt beim Kunden. Im Hinblick auf die Gesundheit ist hier besondere Vorsicht angebracht, da ergonomische Mindestanforderungen nur selten erfüllt werden.
Crowdsourcing und Cloudworking
Bei diesen Arbeitsmodellen lagern Unternehmen bestimmte Aufgaben an eine größere Gruppe von Internetnutzern aus, die in der Regel als Freelancer auf eigene Rechnung arbeiten. Vor allem in den Bereichen IT, Programmierung und Content Marketing wächst die Zahl der Cloudworker. Nach Annahme eines Auftrags hat der Cloudworker einen vorgegebenen Zeitraum, in dem er seinen Job erledigen muss. Dieses Modell hat durchaus seine Vorteile, da es Freiheiten bietet, die an einem normalen Büroarbeitsplatz nicht gegeben sind, zum Beispiel bei der Zeiteinteilung und Planung. Er fordert aber auch ein hohes Maß an Selbstdisziplin und beinhaltet das Risiko, während Krankheits- oder Urlaubszeiten finanziell nicht abgesichert zu sein.
Projekt- und ergebnisorientierte Arbeit
Bei diesen Arbeitsformen arbeiten in der Regel Teams kooperativ an einem Projekt. Dabei ist nicht die Arbeitszeit entscheidend, sondern allein das Ergebnis, das zuvor in Zielvereinbarungen festgelegt wird. Die Gefahr für Arbeitnehmer besteht darin, häufig unter hohem Zeitdruck und einer starken Arbeitsverdichtung tätig sein zu müssen. Steht ein neues Projekt an, wechselt in der Regel die Zusammensetzung der Teams. So müssen sich Ihre Mitarbeiter ständig auf neue Kolleginnen und Kollegen einstellen.
Abhilfe durch Outsourcing
Eine interessante Dienstleistung im Bürobereich bieten Unternehmen mit dem sogenannten Büroservice an. Bei diesem Angebot werden bestimmte Bürotätigkeiten von einem Dienstleister übernommen. Dazu zählen meistens Leistungen wie Verwaltungsaufgaben, Hotelreservierungen, Post- und Telefonservice. Die Leistung kann je nach Anbieter direkt beim Kunden vor Ort oder als Virtual Office gebucht werden.
Virtuelle Assistenz
Im virtuellen Büro werden die Aufgaben in den Räumen des Dienstanbieters ausgeführt, ohne diese mieten zu müssen. Business Center stellen dazu eine Geschäftsadresse und eine lokale Rufnummer mit Telefon- und Postservice zur Verfügung. Bei einem starken Fokus auf Sekretariatsaufgaben spricht man häufig von einer virtuellen Assistenz. Vor allem das Outsourcing des Telefondienstes kann sehr hilfreich sein, da zu Stoßzeiten wichtige Anrufe nicht entgegengenommen werden können. Für Existenzgründer kann dies eine sehr gute Lösung sein, da das Kapital oft nicht ausreicht, um eigene Mitarbeiter einzustellen.
Vorteile einer Auslagerung
Der Hauptvorteil in der Buchung von Büroserviceleistungen liegt darin, dass Kosten eingespart werden können. Nur tatsächlich erbrachte Leistungen werden in Rechnung gestellt und die Fixkosten dabei gesenkt. Das Unternehmen bleibt flexibel und kann bei Bedarf die eigene Büroarbeit outsourcen und sich auf die Kernaufgaben konzentrieren. Somit werden die Mitarbeiter im Unternehmen entlastet, die meist allein für verschiedene Bereiche zuständig sind und extra Stunden leisten müssen, um alle Aufgaben zu bewältigen. Auch als Vertretung bei Urlaubs- und Krankheitsfällen lohnt sich die Buchung. Somit erfolgt eine Entlastung des Unternehmens nach Wunsch und Zeit, wobei keine neuen Mitarbeiter eingestellt werden müssen.
Tipps für die Buchung
Bei Buchung von Bürodienstleistungen sollte darauf geachtet werden, Verträge nach den individuellen Bedürfnissen abzuschließen. Zu den Nachteilen der ausgelagerten Büroarbeit kann eine mangelhafte Durchführung der Leistung sein, wenn ein unprofessioneller Dienstanbieter beauftragt wird. Der Büroservice sollte daher immer von erfahrenen Servicemitarbeitern durchgeführt werden. In Business Centern wird meistens eine gute Qualität gewährleistet, da Qualitätsstandards eingehalten werden. Somit lohnt sich das Buchen von Bürodienstleistungen.
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