Skip to main content

Die Digitalisierung bringt viel Neues mit sich, so auch in Bezug auf den altbekannten Arbeitsplatz. Hat man früher noch seinen eigenen Schreibtisch im Büro mit Unterlagen, Fotos, Sammelfiguren und Co. ausstatten können, so müssen Sie heute oft einen kargen Platz in Kauf nehmen, wenn Sie flexible Arbeitsplätze nicht gewohnt sind.

Was sind flexible Arbeitsplätze?

Flexible Arbeitsplätze sind im Vergleich zu herkömmlichen Arbeitsplätzen – wer würde es erwarten? – flexibel. Das heißt, dass es keine festen Sitzplätze gibt, sondern diese jeden Tag frei wählbar sind. Überall stehen die gleichen Tische mit der gleichen Ausstattung, die darauf warten von einem neuen Angestellten besetzt zu werden. Dazu stellt man nur seinen Laptop auf den Tisch und schon ist man der kurzfristige Schreibtischbesitzer. Das bedeutet aus der Arbeitnehmersicht eine Art Kampf um den besten Sitzplatz, denn wer zuerst kommt, mahlt bekanntlich zuerst! Aus Arbeitgebersicht bedeutet ein flexibler Arbeitsplatz eine – je nach Größe des Unternehmens – immense Kosteneinsparung.

Aber flexibel sind beim Desk-Sharing nicht nur die Sitzplätze, sondern auch die Büroflächen an sich. Es gibt verschiedene Bereiche, die für unterschiedliche Arbeitsanforderungen ausgelegt sind. Hier gibt es beispielsweise Teamflächen, auf denen das kooperative Arbeiten ermöglicht wird, Meetingräume für Besprechungen, ruhigere Räume für Telefonate oder konzentriertes Arbeiten und Treffpunkte für Mitarbeiter, wie beispielsweise Business Lounges, die für Kreativität und eine lockere Umgebung sorgen.

Eine private Business Lounge

Business Lounge bei COLLECTION Business Center

Welche Firmen profitieren bereits davon?

Einer der bekanntesten Vertreter der flexiblen Arbeitsplätze ist Google. Viele Unternehmen wollen Google nacheifern, da dies ein Paradebeispiel für die Funktionsfähigkeit der flexiblen Alternative ist. Aber auch Lufthansa oder Siemens sind bereits Vertreter der ungebundenen Schreibtischlösung und es folgen immer weitere Unternehmen, da viele der Meinung sind, dass Desk-Sharing im Büro auch für Kreativität und Flexibilität innerhalb der Arbeitsweise steht.

Vor- und Nachteile flexibler Arbeitsplätze

Vorteile

Die Vorteile flexibler Arbeitsplätze betreffen vor allem die Arbeitgeber. Die positivste Auswirkung hat die freie Platzwahl wohl auf die Kosten. Gerade größere Unternehmen haben sehr viele Mitarbeiter, die teilweise in Teilzeit oder im Home-Office arbeiten. Wenn dann noch Gleitzeit hinzukommt, sind viele Schreibtische regelmäßig unbesetzt, wodurch unnötige Kosten entstehen. Durch eine effiziente Sitzplatzverteilung können hohe Kosteneinsparungen erfolgen.

Gerade bei kreativer Arbeit ist es wichtig, dass man Neues erfährt und sieht. Durch flexible Arbeitsplätze haben Arbeiter täglich neue Sitznachbarn und ein anderes Arbeitsumfeld. Zudem können beim Desk-Sharing Schreibtische an tägliche Bedürfnisse angepasst werden. So kann man sich an einen Standardplatz setzen oder auch auf eine Couch oder einen Sitzsack – je nachdem, was am besten zur anfallenden Arbeit passt.

Ein weiterer Vorteil ist die Sauberkeit. Feste Büroarbeitsplätze arten oft in Müllbergen aus – Zettel hier, Pfandflaschen da und das Brot vom Vortag wurde auch vergessen. Bei der täglichen freien Platzwahl muss man seinen Schreibtisch jeden Abend ausräumen. Dadurch entstehen Zettelwirtschaft oder Pfandflaschen-Sammelsurium erst gar nicht.

Flexible Arbeitsplätze als Symbol der Sauberkeit

Sauberkeit beim Desk-Sharing (Who is Danny/Shutterstock.com)

Nachteile

Die Nachteile flexibler Arbeitsplätze müssen vor allem Arbeitnehmer in Kauf nehmen. Die eigentlich positive freie Wahl wird so schnell zu einem Zwang und einer Art Wettkampf um den besten Sitzplatz. Jeder Mensch ist anders, dadurch ist es manchen egal, wo sie sitzen und andere brauchen einen gewissen Komfort oder sind Gewohnheitsmenschen und können sich nicht jeden Tag an eine neue Umgebung gewöhnen. Dadurch fokussiert sich die Konzentration auf das Einlassen auf die neue Kulisse und nicht mehr auf die eigentliche Arbeit.

Zwar ist der täglich neue Arbeitsplatz im Büro gut für die Sauberkeit, aber auch Post-its mit Notizen zu Aufgaben für den nächsten Tag müssen entfernt werden. Wer sich einen gemütlichen Bürotisch wünscht, muss leider auch auf das Aufstellen von Familienfotos, Figuren oder Motivationskarten verzichten. Diese Kleinigkeiten tragen dazu bei, dass sich Arbeitnehmer an ihrem Platz wohlfühlen. Dies fällt weg, wenn man die freie Platzwahl einführt. Dadurch sieht jeder Schreibtisch gleich aus, ohne die Möglichkeit ihn zu individualisieren. Dadurch wird die heterogene Masse zu einer homogenen umerzogen.

Wie bereits erwähnt, ist jeder Mensch anders. Jeder hat unterschiedliche Präferenzen und Dinge, die einen stören – ob Durchzug an der Tür oder Fenster im Rücken. Bei festen Arbeitsplätzen kann man diesen Präferenzen mittels vorheriger Absprache nachkommen. Ein weiterer Faktor, der für viele als störend empfunden wird, ist die Tatsache, dass flexible Arbeitsplätze vor allem in Großraumbüros anzutreffen sind. Wie in einem früheren Blogbeitrag zu Großraumbüros bereits erwähnt, können diese nicht nur schlecht für die physische, sondern auch für die psychische Gesundheit sein.

Lärm bei flexiblen Arbeitsplätzen

Möglicher Nachteil: Hohe Lautstärke (Dragon Images/Shutterstock.com)

Welche Formen gibt es?

Viele Firmen bieten Alternativen zum komplett dynamischen Arbeitsplatz an, so muss nicht immer der komplette Bürotisch geleert werden oder ein Wettkampf um den besten Sitzplatz ausbrechen.

Container, Fächer oder Schubläden

Damit man wichtige Unterlagen oder persönliche Gegenstände nicht jeden Tag entfernen muss, gibt es die Möglichkeit Container zur Verfügung zu stellen. Darin können die wichtigsten Unterlagen gelagert werden. Wenn diese über Rollen verfügen, kann man diese einfach am nächsten Tag zum neuen Schreibtisch rollen und hat so wenigstens ein wenig Beständigkeit.

Unterteilung in Bereiche

In jedem Unternehmen gibt es unterschiedliche Arbeitsbereiche. So kann man diese nutzen, um verschiedene Bereiche der Bürofläche unterschiedlichen Abteilungen zuzuordnen. Dadurch hält sich die Umgewöhnung an eine neue Umgebung in Grenzen und der Überblick bleibt erhalten. Es bietet sich an, kleinere Aufbewahrungsmöglichkeiten pro Abteilung zur Verfügung zu stellen.

Zuweisen der Arbeitsplätze

Damit die Platzwahl beim Desk-Sharing gerecht bleibt und jeder mal den guten und mal den schlechten Platz bekommt, kann man Schreibtische jeden Tag automatisch zuweisen. Dies kann beispielsweise durch eine Hoteling Software ermöglicht werden.

Interne und externe Lösungen

In Zeiten der digitalen Transformation ändert sich auch die Wirtschaft weltweit. Traditionellen Unternehmen mit alter Unternehmenskultur fehlt meist der Raum für neue Innovationen. Daher sehen viele große Unternehmen eine Chance, dem Wandel mit Einführung von internen flexiblen Arbeitsplätzen Schritt zu halten.

In-House Start-ups

Die Lösung finden die Unternehmen in der Gründung von eigenen Corporate Start-ups, um bestehende Strukturen aufzulösen und kreative Ideen voranzutreiben. Dabei setzen sie meistens auf flexible Arbeitsplätze wie Open Spaces ohne fixe Büros. Die Mitarbeiter arbeiten bei dieser Form nicht in festen Büroräumen, sondern zusammen mit anderen Mitarbeitern an einem Schreibtisch in einem Großraumbüro. Die Unternehmen sparen dabei Kosten beim Innenausbau und die verfügbare Bürofläche kann effizient genutzt werden.

Anbieter privater Büroräume

Das Gegenteil zum internen Desk-Sharing bieten Outsourcing-Partner wie Business Center und Coworking Center. Diese bieten flexible Büroflächen in Form von Büroräumen oder Coworking Spaces. Doch auch ganze Büroetagen können in einigen Fällen von Unternehmen angemietet werden. Die Einzel- oder Teambüros auf Zeit werden in der Regel zu individuellen Konditionen angeboten. Die Büroräume sind skalierbar: Unternehmen buchen am Anfang meist nur ein Büro und mieten im Laufe der Zeit weitere Büros an, bis sie später in riesige Gewerbeflächen ziehen können. Die Anmietung von großen Gewerberäumen mit langen Laufzeiten stellt anfangs für viele Gründer ein hohes Risiko dar.

Coworking-Lösungen

Der Coworking-Trend hat sich parallel zur Sharing Economy entwickelt und repräsentiert für viele Menschen die Form von flexiblen Arbeitsplätzen schlechthin. Hierbei teilen sich meist Start-ups, Selbstständige und Freiberufler die Fläche in einem Großraumbüro. Der flexible Arbeitsplatz kann in zwei Varianten gebucht werden: ein Hot Desk oder fester Schreibtisch, auch Dedicated Desk genannt. Beim Hot Desk steht kein fester Schreibtisch in einem Büro zur Verfügung. Es wird dort gearbeitet, wo gerade frei ist. Das kann jeden Tag ein anderer Bürotisch sein. Dabei können keine Gegenstände über Nacht am Platz gelassen werden. Für Wertsachen stehen Schließfächer zur Verfügung. Der Hot Desk lohnt sich für Menschen, die zeitlich unterschiedlich und nur kurzfristig anwesend sind. Beim Dedicated Desk wird ein Tisch reserviert und kann von anderen nicht besetzt und benutzt werden.

Flexible Standorte

Flexible Arbeitsplätze von externen Dienstleistern bieten oftmals einen weiteren wichtigen Vorteil: Mit einer einzigen Buchung kann nicht nur der moderne Arbeitsplatz flexibel genutzt werden, sondern jeder Standort des Firmennetzwerks. Somit ist nicht nur der Arbeitslatz flexibel, sondern auch der Arbeitsort selbst. Unternehmer, die viel unterwegs sind, profitieren von diesem Modell, weil man keine weiteren Verträge unterzeichnen muss. Ein Anruf genügt, um am nächsten Tag in einer anderen Stadt einzuchecken. Diese Möglichkeit eröffnet komplett neue Perspektiven, die insbesondere von Designern und Kreativen geschätzt werden. Aber natürlich profitiert jeder arbeitstätige Vielreisende von dieser Option.

Desk-Sharing: Umerziehung der Arbeitnehmer?

Auch wenn einem Unternehmen durch flexible Arbeitsplätze eine Vielzahl von Vorteilen zugutekommt, sollten die Nachteile – auch aus Arbeitgebersicht – dennoch beachtet werden. Arbeitnehmer müssen viele Kompromisse eingehen, wenn es um die freie Platzwahl geht. Das führt zu Unzufriedenheit und Produktivitätsabfall und das kann die eigentlichen Kosteneinsparungen wieder ausgleichen. Arbeitgeber sollten positive sowie negative Aspekte ausreichend abwägen, bevor sie flexible Arbeitsplätze einführen. Für kleinere Unternehmen bieten sich daher Home-Office, ein virtuelles Büro oder auch Coworking an. COLLECTION Business Center bieten entsprechende Lösungen zur Miete an. Somit sind Sie flexibel, verfügen aber dennoch über einen festen Standort.

Titelbild: Micolas/Shutterstock.com

Flexible Arbeitsplätze – Was Sie darüber wissen sollten!
4.6 (92%) 5 votes

OSG Newsletter


Ähnliche Beiträge