Sie sind ein Gründer und suchen nach einem neuen Office, finden aber keine passende Geschäftsadresse für Ihr Business? Der ideale Bürostandort ist für Unternehmen oft der erste Schritt in eine erfolgreiche Zukunft. Es existieren so viele verschiedene Büroimmobilien, die die Suche nach dem passenden Büro nicht erleichtern. Lage, Größe und Ausstattung der Büros haben einen nicht zu unterschätzenden Einfluss auf Effizienz, Produktivität und die Unternehmensidentität. Zahlreiche Faktoren wirken sich direkt auf die Einschätzung der Kunden und Geschäftspartnern aus. Diese Faktoren sollten keineswegs dem Zufall überlassen werden. Sparen Sie Zeit und finden Sie mithilfe unserer Checkliste die geeignete Geschäftsadresse für Ihren neuen Bürostandort. Wir haben das Wichtigste für Sie zusammengefasst.
Der Bürostandort Ihrer Wahl
Es gibt Faktoren, die jeder Gründer bei der Auswahl berücksichtigen muss. Dazu gehören sowohl äußere als auch innere Werte. Doch bevor wir über die Location innerhalb einer Stadt und die Ausstattung sprechen, sollte zunächst die passende Stadt für Ihr Office gewählt werden.
Eine Location in der idealen City
Selbstverständlich ist es verlockend und bequem, einfach in derselben Stadt ein Startup zu eröffnen, in der Sie derzeit wohnen. Doch Vorsicht: Sie könnten bereits hier eine fatale Entscheidung treffen. Die Wahl der richtigen City sollte gut bedacht sein. Einige Industrien sind direkt von der Location abhängig und viele Kunden bevorzugen die persönliche Nähe zum Dienstleister. Medienagenturen sind zum Beispiel in Düsseldorf und Köln bestens aufgehoben, während viele junge Startups Berlin bevorzugen. Generell wirken Metropolen natürlich repräsentativer und beherbergen mehr Unternehmen. Auf jeden Fall sollten Sie als Gründer sicherstellen, dass Sie in unmittelbarer Nähe ausreichend Möglichkeiten haben, um das Produkt und die Dienstleistung anbieten zu können. Überprüfen Sie hierzu einfach das Branchenbuch oder wichtige Kennzahlen der City.
Der Bürostandort innerhalb der Stadt
Die Lage ist nach wie vor das wichtigste Kriterium, wenn Sie den idealen Bürostandort suchen. Die Geschäftsadresse ist das Aushängeschild Ihres Unternehmens und beeinflusst direkt das wahrgenommene Image. Darum nehmen sich die meisten Unternehmen viel Zeit, um das perfekte Office zu suchen und letztendlich zu finden. Überlegen Sie im Vorfeld, wo Sie Ihr Büro als Gründer mieten wollen und wie Ihre Kunden und Geschäftspartner Ihr Unternehmen sehen sollen. Ist ein Büro mit renommierter und zentraler Anschrift in Köln oder Düsseldorf das Richtige oder doch eher ein weiträumiger Bürokomplex in einem Gewerbepark? Diese Entscheidung richtet sich ganz nach Ihren Bedürfnissen, aber auch nach Ihrem Geschäftsmodell und sollte gut überlegt sein. Beim Suchen nach dem richtigen Office sind bereits einige Unternehmen gescheitert, darum nehmen Sie sich die Zeit, die sie benötigen.
Wenn Sie verschiedene Bürostandorte suchen, dann beachten Sie, dass sich die Lage der Büroräume und die damit verbundene Infrastruktur direkt auf die Zufriedenheit der Mitarbeiter auswirkt. Gibt es Restaurants und / oder Einkaufsmöglichkeiten in der Nähe der Büroimmobilien? Welchen Erholungswert bietet die nähere Umgebung um das Büro in den Pausen? Wie schnell und auf welchen Wegen können Kunden, Mitarbeiter und Geschäftspartner Ihre Geschäftsadresse erreichen? Benötigen Sie Parkplätze für Besucher und Mitarbeiter? All diese Faktoren beeinflussen direkt die Arbeit im Office.
Exkurs: Firmensitz vs. Niederlassung
Finden Sie auf Anhieb keinen geeigneten Bürostandort, benötigen aber zeitig eine repräsentative Geschäftsadresse? Das Mieten von eigenen Büroräumen kommt aufgrund der teuren Lagen nicht infrage? Dann ist das Mieten von flexiblen Arbeitsplätzen eine kostengünstige Lösung. Business Center zum Beispiel bieten genau für diese Situationen flexible Coworking Spaces und individuellen Büroservice an. Wenn Ihr Unternehmen nur wenige Mitarbeiter hat, dann können Sie kleine Büroräume oder einzelne Arbeitsplätze in einem Gemeinschaftsbüro mieten. Bereits ein Arbeitsplatz vor Ort reicht aus, um einen Firmensitz im Gewerberegister anzumelden.
Dies funktioniert auch für eine weitere Niederlassung, wenn Sie in einer anderen Stadt präsent sein wollen. Hierzu reicht bereits ein virtuelles Büro mit Post- und Telefonservice. Auf diese Weise können Sie Ihr Unternehmen um einen weiteren Standort erweitern, ohne für Räume zu bezahlen, die letztendlich meistens leer stehen. Sie sollten auf jeden Fall über die Erweiterung Ihrer Bürostandorte an den besten Geschäftsadressen in Berlin, Düsseldorf, Frankfurt, Hamburg, Köln, München und Wien nachdenken.
Die Bürofläche
Die Arbeitsstättenverordnung definiert einen Richtwert von 8 – 10 m² Bürofläche pro Mitarbeiter in abgeschlossenen Büros und mindestens 12 – 15 m² Fläche pro Mitarbeiter in Großraumbüros. Das ist jedoch nur ein Aspekt, der bei der Ermittlung der benötigten Fläche der Büroräume berücksichtigt werden muss.
Mindestens ebenso wichtig ist die Atmosphäre in den Büroräumen, die einen erheblichen Einfluss auf das Befinden und Arbeiten der Mitarbeiter hat. Aus den rechtlichen Vorgaben, der Anzahl der Mitarbeiter und der Organisation des Workflows in Ihrem Unternehmen ergibt sich die Zahl der benötigten Einzel- oder Großraumbüros, die sie mieten müssen. Hinzu kommen Meetingräume, Sozialräume, eine Teeküche und weitere Nebenräume, wie Lager und Archiv. Positive Erfahrungen konnten Unternehmen machen, die die Wünsche und Anregungen der Mitarbeiter bei der Wahl der Büroimmobilien berücksichtigen.
Die für die kommenden Jahre erwartete Personalentwicklung sollte ebenfalls berücksichtigt werden. Mehr Mitarbeiter in der Zukunft benötigen auch mehr Platz. Wenn Sie jedoch zu früh große Büroflächen mieten, entstehen unnötig hohe Fixkosten, da die bestehenden Kapazitäten nicht optimal ausgelastet werden. Günstiger kann es daher sein, flexible Coworking Spaces oder Büroflächen anzumieten, die mit Ihrem Unternehmen wachsen.
Die Büroausstattung
Bevor Sie ein Büro wählen, sollten Sie genaue Vorstellungen davon haben, was Ihnen wichtig ist und was Ihre neuen Büroräume bieten müssen. Welche Anforderungen stellen Sie an die Kommunikationsmöglichkeiten – sowohl im Büro wie auch nach außen? Ein Breitbandanschluss an jedem Bürostandort ist mittlerweile selbstverständlich, aber nicht überall vorhanden. Auch die Frage, ob die Kommunikation per Mobilfunk aus den Büros heraus störungsfrei möglich ist, oder ob der interne Aufbau eines IT-Netzwerkes per WLAN möglich ist, sollte je nach Ihren Anforderungen geklärt werden.
Bei Büros rückt der Energieverbrauch für Heizung und Klima immer mehr in den Vordergrund. Je nach Bausubstanz, Dämmung und technischem Stand der Büroimmobilien können die Energiekosten stark variieren. Falls vorhanden, kann ein Energieausweis wichtige Hinweise auf die zu erwartenden Kosten liefern. Auch der Schallschutz, die Beleuchtung und, je nach Ausrichtung der Büroimmobilien, gehört auch ein Sonnenschutz zu den wichtigen Kriterien für die Büroausstattung. Ein Blick auf diese Punkte kann Folgeinvestitionen vermeiden. Ein weiterer Faktor, der meist vernachlässigt wird, ist die des Innendesigns. Es ist bewiesen, dass sich bestimmte Farbkonstellationen und Lichtverhältnisse direkt auf die Arbeitsmotivation auswirken. Nehmen Sie also die Optik Ihres Office nicht auf die leichte Schulter.
Der Mietpreis für Büroräume
Letztendlich ist der Mietpreis für viele Unternehmen das entscheidende Kriterium, für welchen Bürostandort sie sich entscheiden. Gerade im Dienstleistungssektor stellen die Miet- und Mietnebenkosten, nach den Personalkosten, den größten Kostenblock in der Bilanz dar. Nicht selten fällt dann, wegen der auf den ersten Blick hohen Mietkosten, die Entscheidung gegen einen in allen übrigen Punkten für das Unternehmen optimalen Standort. Alternativ bieten sich ein Business Center an: Sie bringen alle Vorteile einer eigenen Bürofläche mit sich und minimieren gleichzeitig die Risiken. Denn durch die flexiblen Laufzeiten und den bereits ausgestatteten Räumlichkeiten, fallen langfristig gebundene Mietverträge weg und auch hohen Kosten für die Anschaffen des Mobiliars fallen hier nicht an. Darüber freut sich jeder neue Gründer.
Ein besonderer Anbieter ist COLLECTION Business Center, das Unternehmen bietet genau dieses Modell der flexiblen Bürolösung und sogar Coworking an. Das rundum Sorglospaket beinhaltet eine repräsentative Location in Stuttgart, Düsseldorf, Hamburg, Frankfurt oder Wien kombiniert mit edel vollausgestatteten Büroräumen und Coworking Space.
Titelbild: ©Shutterstock/Syda Productions
Letzte Aktualisierung: 11.11.2019
